都合が悪いの敬語表現は？仕事に行けない時のメールでの断り方は？
ビジネスでは敬語を使う場面が多いですよね。今回は「都合が悪い」・「都合がつかない」・「都合が合わない」など仕事面で行けないなどの断り方についてどのような表現が正しいのかについて紹介します。謙譲語の使い方やメールの場合についてもビジネスで役に立つ敬語表現について参考にしてみてください。
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自分の都合が悪い場合の敬語表現は？
自分の都合が合わない場合の敬語表現①都合をつけられない
自分の都合が合わない場合の敬語表現1つ目は「都合をつけられない」です。まず覚えていてほしいことが、自分の都合がつかないため相手にお断りするときに「ご都合」という言葉は使いません。「ご」という言葉は相手にお伺いするときに使う言葉なので気を付けましょう。
そのことを踏まえたうえで自分の都合が悪いときの断り方は「あいにくですが、その日はどうしても都合をつけることができません」と伝えるのが良いでしょう。都合が悪くて行けません！とただ伝えるとどうしても冷たい印象になってしまうので「悪い」という言葉は避けたほうが良いです。
そして、お誘いいただいたことや提案いただいたことのお礼と他の日で調整していただきたいなどご予定を相手にお伺いしましょう。これは、ビジネスメールでも使いやすい敬語の使い方なので参考にしてみてはいかがでしょうか。
自分の都合がつかない場合の敬語表現②時間が作れない
自分の都合がつかない場合の敬語表現2つ目は「時間が作れない」です。どうしても忙しくて都合がつかないときに使うとおすすめなのが「申し訳ございませんが、時間が作れません」とお伝えする方法です。もし相手に理由を伝えられる場合は簡単で構いませんので理由も追加してお伝えするとなお良いでしょう。
時間が作れないと相手に伝えるとずっと会ってもらえないのかと思われてしまう可能性もあるので、もしそう思われて困る場合はいつ頃には都合がつきそうだと伝えることも大切です。時間が作れないということで別の日程で調整することも難しくなるため、使い方には注意が必要です。
ただ、都合が悪いよりも時間を作れないの方がソフトな印象を与えるので断りのビジネスメールでもおすすめの方法です。しっかりとお詫びの言葉も伝えるようにしましょうね。
自分の都合が悪い場合の敬語表現③仕事が取り込んでいる
自分の都合が悪い場合の敬語表現3つ目は「仕事が取り込んでいる」です。これは今都合が悪いということを相手に伝えたいときにおすすめしたい敬語表現です。「すみませんが、ただいま取り込んでおりまして…」こう伝えることで都合がつかないことを相手に理解してもらえることでしょう。
急に誘われたときの断り方としても使いやすいでしょう。ただ、取り込んでいるという表現は時間は直接会っているときや電話では使いやすいですが、メールで都合がつかないことを伝えるにはあまり適さないかもしれません。メールの場合に忙しいことを伝えたいときはいつ頃まで忙しいと時期を追加で伝えることがおすすめです。
ビジネスの場において正しい敬語を使えると信頼されやすくなります。取引先にメールや電話をするときに「ご担当者様」という言葉を使うことはありませんか？この言い方は正しい使い方なのでしょうか？気になる方は以下の記事もぜひ読んでみて下さいね。
相手の都合が悪い場合の敬語表現は？
相手の都合が悪い場合の敬語表現①ご都合よろしければ
相手の都合が悪い場合の敬語表現1つ目は「ご都合よろしければ」です。相手に予定をお伺いする際についつい使ってしまう敬語が「ご都合悪くなければよろしくお願いします」など「悪くなければ」という言葉を使うことです。間違ってはいないのですが、「悪い」という言葉は断り方として適した言葉とは言えがたいです。
そこで、都合が悪いかどうかをお伺いしたいときおすすめしたい敬語の使い方は「ご都合よろしければよろしくお願いします」など「よろしければ」と使う表現です。悪くなければよりもよろしければの方がスマートな印象になると思いませんか？ちょっとだけ使い方をアレンジするだけで相手も気持ちよく返答しやすくなります。
相手の都合が悪い場合の敬語表現②もし他にご予定がなければ
相手の都合が悪い場合の敬語表現2つ目は「もし他にご予定がなければ」です。この言葉には行けない場合は無理しなくて構いませんという意味も込められており、相手方に気を遣わせない誘い方と言えます。都合がつかないときでも気兼ねなく断ってもらえるような言い回しです。
ただ、他の日でも日程を調整してほしい場合は適さない言葉なので気を付けましょう。ビジネスメールでも使える敬語表現なので「ご都合が悪くなければ来てほしい」ということを伝えたいときは「もし他にご予定がなければ」と言い換えて相手に伝えるようにしましょう。
相手の都合が悪い場合の敬語表現③あいにくですが
相手の都合が悪い場合の敬語表現3つ目は「あいにくですが」です。相手の問いかけに対して都合が合わない、都合が悪い、行けないなどの理由で断りをしなければならないときのクッション言葉として使うことがおすすめです。例えば、「お誘いありがとうございます。あいにくですが、その日は別件が入っております」などです。
「都合が悪いのでお断りします」と伝えるよりもお誘いいただいたことのお礼と「あいにくですが」と謙虚な気持ちで伝えることが断り方のポイントです。あいにくですが以外にも「大変申し訳ございませんが」や「やむを得ず」などのクッション言葉使ってもよいでしょう。断り方を少しでもソフトにしてくれる役割があります。
ビジネス敬語は自分が正しいと思っていても間違ったまま使っている場合もあります。「ご連絡させていただきました」とは正しい敬語なのでしょうか？以下の記事で使い方について紹介しているので、参考に読んでみて下さいね。
都合が悪い時に断る際のマナーは？
都合が悪いときに断る際のマナー①お礼
都合が悪いときに断る際のマナー1つ目は「お礼」です。ただ断るだけでは相手もいい気はしません。断るよりも先にお誘いいただいたことのお礼を伝えることがマナーです。例えば「お誘いいただきありがとうございます」「お心遣いありがとうございます」などです。
取引先とのアポイントメントの場合は「貴重な時間を作っていただきありがとうございます」など相手がその日の予定をあけてくれていることへのお礼を伝えましょう。上司ともなれば断ることは難しいかもしれません。でも毎回予定を合わせるのも大変なので、どうしても都合がつかないときはお礼を伝えてからお断りしましょう。
他にも結婚式など大切な日でも予定が合わないためにお断りしなければならない場面があるかもしれません。その場合はお誘いいただいたことへのお礼の前に「このたびは誠におめでとうございます」という言葉を一言伝えましょう。相手との付き合いが今後も続く事を考慮してお礼の言葉などの前置きは長くても問題ないでしょう。
都合が悪いときの断る際のマナー②行けないお詫び
都合が悪いときの断る際のマナー2つ目は「お詫び」です。1つ目で前置きとして「お礼」を伝えることが大切だと紹介しましたが、お礼の次に大切なのが「お詫び」です。人によってはお礼よりもお詫びの方が必要ではないかと思うかもしれません。でも人はマイナスの印象の方がより記憶に残ってしまう傾向があります。
そのため、断られたという印象が大きくなりやすいので、それ以上に前置きやお礼で誠意を伝えることが大切です。そのうえで伝えるお詫びの敬語には「心苦しいのですが、その日は先約がございまして…」「あいにくですが、○○の件で仕事が立て込んでおり、時間を作ることが難しいです」などがあります。
都合が悪いことを伝えるだけでなく、もし相手に伝えられるのであればなぜ断らなければいけないかについて触れた方が理解してもらえるでしょう。どうしても断らなければいけないときは出てくると思うので、お詫びをしっかりと伝えられるように下で紹介する敬語について学べる書籍などで事前に覚えておくことがおすすめです。
都合が悪いときの断る際のマナー③次回の提案
都合が悪いときの断る際のマナー3つ目は「次回の提案」です。お礼とお詫びで自分の気持ちを伝えたら最後にもう一言付け足すのが良いでしょう。メールの場合は締めの言葉として入れ、直接断る場合は最後に伝え、電話でも切る直前に一言伝えるのがマナーです。
次回の提案としておすすめの例文は、「次回は参加できるよう尽力いたします」「○○頃には落ち着くと思いますので今度は私からお誘いさせていただきます」などです。ただ断っただけにならないように必ず最後に一言伝えましょう。アポイントメントの場合は「○日か〇日はいかがでしょうか？」と提案するのもおすすめです。
ビジネスの場でお断りをするときは緊張してしまうことでしょう。断った後、次に会ったときや電話で話した時、メールをするときに「この間は申し訳ございませんでした」と伝えましょう。直接会ってお詫びをするときにおすすめのお詫びの品や菓子折りについては以下の記事に載っているので参考に読んでみて下さいね。
都合が悪いの謙譲語表現と使い方は？
都合が悪いの謙譲語表現と使い方①謙譲語
都合が悪いの謙譲語表現と使い方について説明する前にまずは1つ目のポイントとして「謙譲語」とは何かについて説明します。謙譲語とは、自分をへりくだった言い方にすることにより相手を立てるという意味があります。丁寧語や尊敬語とはまた違います。分かりやすい表現として「行く」を例にみてみましょう。
「行く」の丁寧語は「行きます」です。それに対して尊敬語は、「いらっしゃる・お越しになる」などです。目上の人に対し「〇〇様がいらっっしゃいます」というように使うことが多いです。そして謙譲語では「伺う・参る」など自分を下にして相手を上に立てる意味合いが込められていることが分かるでしょう。
丁寧語は使いやすいかもしれませんが、尊敬語と謙譲語を使い分けることで相手からの信頼も得やすくなります。敬語の使い分けが咄嗟にできる大人を目指しましょう。
都合が悪いの謙譲語表現と使い方・断り方②恐れ入りますが
都合が悪いの謙譲語表現と使い方2つ目のポイントとして「恐れ入りますが」という言葉の使い方です。相手にご予定を確認したりお伺いする場合に使いたいクッション言葉です。「恐れ入りますが○月〇日ご都合よろしいでしょうか？」と使います。
クッション言葉が大切な役割だと先ほども伝えましたが、伝え方をソフトにしてくれる役割もあります。「恐れ入りますが」以外にも「恐縮ではございますが」という言葉もお断りやお伺いをするときにおすすめです。
都合が悪いの謙譲語表現と使い方とメール文③お詫び申し上げます
都合が悪いの謙譲語表現と使い方3つ目のポイントとして「お詫び申し上げます」という言葉の使い方についてです。お詫び申し上げますは謙譲語なので、やむを得ずお断りしなければならないときのお詫びで伝えると良いでしょう。
断り方に悩む方も多いことでしょう。以下ではお詫びの文章やメールを書く場合のポイントについて紹介されています。こちらの記事も合わせて参考に読んでみて下さいね。
ビジネス敬語について学べるおすすめの書籍は？
おすすめの書籍①大人の語彙力ノート誰からも「できる!」と思われる
ビジネス敬語について学べるおすすめの書籍1つ目は「大人の語彙力ノート 誰からも「できる! 」と思われる」です。ビジネスの場だけでなく普段から適切な敬語を学ぶことで、ビジネスの場でも言葉に詰まることなく適切な敬語を使うことができるようになる内容をこの単行本では紹介しています。
すごい、大変などありきたりな言葉ではなく、言い換えで語彙力をつけることができます。例えば、「お金がない→持ち合わせがない」、「なるほど→おっしゃる通りです」など語彙力をつけることで言葉の物足りなさを克服できます。メディアでも話題になっているおすすめの書籍です。
おすすめの書籍②これでカンペキ!マンガでおぼえる敬語
ビジネス敬語について学べるおすすめの書籍2つ目は「これでカンペキ!マンガでおぼえる敬語 」です。本を読むのが苦手だけど敬語について学びたい方におすすめしたいのがこの書籍です。マンガを読みながらスラスラと敬語が話せるようになる訓練をすることができます。
さらに、「よろしかったでしょうか」など間違った敬語の使い方についてもこの書籍で知ることができます。自分が普段何気なく使っている言葉が間違っていたなんてこともあるかもしれません。敬語について楽しく学ぶことができるおすすめの書籍です。
おすすめの書籍③入社1年目ビジネスマナーの教科書
ビジネス敬語について学べるおすすめの書籍3つ目は「入社1年目ビジネスマナーの教科書」です。入社1年目だけでなく、社会人として1冊持っていたいマナー本です。挨拶の仕方、正しい敬語の使い方、メールの送り方などビジネスで必要なマナーについての情報が載っているビジネスの教科書本です。
イラスト付きで分かりやすい説明も魅力的な書籍です。ビジネスの間柄でも結婚式やお見舞いなどプライべートな付き合いをすることもあるかもしれません。そのようなときに必要なマナーについても紹介しているので参考になりますよ。
都合が悪いの言い換えを使いこなそう！
いかがでしたか？今回は都合が悪い・都合がつかない・都合が合わないなど行けない場合の断り方についてのマナーについて紹介しました。ビジネスで敬語を使いこなせるようになればコミュニケーション能力があがり人から信頼されることにつながります。以下の記事も参考に正しい敬語の断り方を工夫してみましょう。
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