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【留守電あり】就活中の不在着信への折り返し方は?

【留守電あり】就活中の不在着信への折り返し方①ペンと手帳を準備

【留守電あり】就活中の不在着信への折り返し方その1は、「ペンと手帳を準備」です。不在着信に折り返し電話する前に、必ずメモが取れる準備をしておきましょう。電話の間、しっかりメモを取り、相手の言ったことを言葉に出して繰り返すことで、内容を確認することができます。

相手の言っていることを聞き逃さないように、しっかり集中して聞くようにしましょう。そして、もし聞き取れなかった場合は、きちんと確認するようにしましょう。万が一聞き取れず電話を切ってしまっても、再度電話をして聞くというのはとても失礼なことになります。

また、話の中でこちらの予定を確認される場合もあるので、スケジュール帳などがあれば手元に用意し、いつでも予定を確認できるようにしておくといいでしょう。

【留守電あり】就活中の不在着信への折り返し方②企業に電話する時間に注意

【留守電あり】就活中の不在着信への折り返し方その2は、「企業に電話する時間に注意」です。留守電の中で特に日時の指定がなければ、早めに折り返しの電話を掛ける方がいいでしょう。ただし、電話を掛ける時間には注意が必要です。営業時間外に電話をかけるのはマナー違反となります。

また、たとえ営業時間内であっても、始業後すぐやお昼の前後、夕方の就業時間近くというのは、担当者が不在の場合が多いのです。この後も詳しくご紹介しますが、電話をするなら営業時間内の午前中、10時や11時くらいに掛けるのがいいでしょう。

【留守電あり】就活中の不在着信への折り返し方③静かなところで電話する

【留守電あり】就活中の不在着信への折り返し方その3は、「静かなところで電話する」です。不在着信があって折り返しの電話を掛ける時は、周囲が静かな環境であるかを確認してからにしましょう。できるだけ早く折り返しの連絡をすることは大切ですが、騒がしい環境で電話をしても、しっかりと話が聞けません。

相手に何度も聞き返すというのは大変失礼なことなので、静かな環境で、自分が落ち着いて電話できる場所で折り返しの連絡をするようにしましょう。電話というのは、意外と周囲の音を拾うものです。騒がしい環境で電話をすることに対して、あまり良いイメージは持たれません。

相手の話が聞き取れず何度も聞き返してしまうこと、相手に良く思われないこと、そういった恐れがあるので、不在着信の折り返し電話をする時には静かな環境を選ぶようにしましょう。

【留守電あり】就活中の不在着信への折り返し方④留守電を聞いた旨を伝える

【留守電あり】就活中の不在着信への折り返し方その4は、「留守電を聞いた旨を伝える」です。企業に電話をしたら、まず電話口に出た人に自己紹介をします。そして、不在着信があったこと、留守電があったことを伝えましょう。ただ単に自己紹介をするだけでは、相手もなぜ電話が掛かってきているのか分かりません。

担当者が違うと内容を把握していないという可能性は十分にあるので、留守電に残された内容を少しでも多く伝えるようにしましょう。また、留守電があったのであれば、相手は最低でも名前を残しているはずです。部署が分かればその情報も、分からなければ名前と用件を伝え、担当者に繋いでもらうようにしましょう。

【留守電なし】就活中の不在着信への折り返し方は?

【留守電なし】就活中の不在着信への折り返し方①内定先以外も必ずかけ直す

【留守電なし】就活中の不在着信への折り返し方その1は、「内定先以外も必ずかけ直す」です。不在着信があったけれど留守電がなかった場合、就活中でたくさんの会社に応募しているタイミングであれば、どこの会社から掛かってきた電話なのか分からない場合もあることでしょう。

しかし、だからといってそのまま放置することは絶対にやめましょう。会社から電話が掛かってきたということは何か伝えたい用件があったということです。たとえ内定先の会社でなくても、折り返し電話をするのがマナーです。

そのため、留守電が入っていなくても、不在着信があった場合は必ず折り返し電話を掛けるようにしましょう。また、もしかしたら相手は業務用の携帯電話から電話を掛けている可能性もあります。「選考中の会社の電話番号は登録しているから大丈夫」と安心せずに、電話はするようにしましょう。

【留守電なし】就活中の不在着信への折り返し方②しっかり自己紹介する

【留守電なし】就活中の不在着信への折り返し方その2は、「しっかり自己紹介する」です。電話を掛ける前に筆記用具やスケジュール表を用意する、掛ける時間に注意する、静かな環境で電話する、といった注意点は先ほどご紹介した「留守電あり」の場合と同じです。

しかし、留守電がなかった場合「何の用件なのか」が分からないのです。そのため、不在着信があったので折り返し電話している旨を伝えたら、少しでもこちらの情報を話し、相手に分かってもらうようにしましょう。相手が担当者でなくても、電話を繋いでもらいやすくなります。

【留守電なし】就活中の不在着信への折り返し方③担当者に再度あいさつ

【留守電なし】就活中の不在着信への折り返し方その3は、「担当者に再度あいさつ」です。自己紹介をして担当者に繋いでもらったら、その担当者にも再度きちんとあいさつするようにしましょう。先ほど自己紹介したかもしれませんが、相手はその電話が初めてになります。

もう一度しっかりあいさつし、忙しい中電話をしてくれたことに対して、感謝の言葉を伝えるようにするといいでしょう。あいさつは社会人の中でも基本中の基本なので、ここがしっかりできているかをチェックしている担当者もいます。

【留守電なし】就活中の不在着信への折り返し方④お詫びをきちんとする

【留守電なし】就活中の不在着信への折り返し方その4は、「お詫びをきちんとする」です。担当者が電話に出たら、電話をくれたことへの感謝の気持ちを伝えるとともに、その時電話に出られなかったことを、きちんとお詫びするようにしましょう。電話の前で24時間待機しているのはもちろん不可能です。

しかし、相手は忙しい業務の間をぬって、わざわざ時間を作ってあなたに電話を掛けてくれています。その時に電話に出られていれば済んだ話を、再度してくれようとしているのです。あなたに非があるという訳ではありませんが、礼儀としてお詫びをしておいた方が、相手も気持ちよく話をしてくれます。

就活中の不在着信に電話で折り返せない場合のメールの仕方は?

就活中の不在着信に電話で折り返せない場合のメール①まずお詫び

就活中の不在着信に電話で折り返せない場合のメールその1は、「まず謝罪」です。会社から電話があった場合、その時にすぐに電話に出られるのが一番良いでしょう。しかし、説明会や選考の途中だった場合、すぐに電話に出られないことがあります。また、気付いた時には営業時間外だったということもあるでしょう。

その場合、メールで連絡をしておくと丁寧な印象になります。その際は、必ず「採用試験を受けている○○です」と記載しておきましょう。名前だけでは、相手にどこの誰なのか分かってもらえません。そして、メールの最初には必ず電話に出られなかったことに対するお詫びの言葉を入れるようにしましょう。

就活中の不在着信に電話で折り返せない場合のメール②折り返す旨を伝える

就活中の不在着信に電話で折り返せない場合のメールその2は、「折り返す旨を伝える」です。メールで最初にお詫びをしたら、また改めてこちらから電話をするということを伝えておくといいでしょう。具体的な日時を記載しておけば、相手も必要な資料や情報の準備をしておくことができます。

また、もし相手の都合が悪ければ、代わりの日時を指定してくれることでしょう。また、もし用件が分かっている内容であれば、メールの中に記載してもかまいません。

就活中の不在着信への折り返しは営業時間内にすべき?

電話をかけ直すなら営業時間内の午前中がベスト

就活中に不在着信があって折り返しの電話を掛ける時は、営業時間内の、特に午前中がおすすめです。といっても、始業後すぐの時間はバタバタしていたり、朝礼やミーティングなどで電話に出られなかったりする場合も多いのです。そのため、例えば9時始業の会社であれば10時くらいに掛けるのがいいでしょう。

始業後ある程度の時間が経っているため、担当者もちょうど仕事が落ち着いてきたくらいのタイミングになります。電話をしても迷惑にならない時間であり、空いてもゆっくり話ができるため、不在着信の折り返し電話は始業時間内の午前中がベストです。もし始業時間が分からなければ、10時や11時くらいがいいでしょう。

お昼の時間帯や営業時間外は避けた方が無難

たとえ営業時間内であっても、お昼の時間の前後や夕方以降の折り返し電話は避けた方がいいでしょう。お昼の直前や直後というのは、担当者がお昼休憩に出ていて、まだ席に戻っていない可能性があります。また、たとえ席にいたとしても、まだ落ち着いていない状態である場合が多いので避けた方が無難でしょう。

多くの会社では、だいたいどこも12時から13時がお昼休憩の時間となります。そのため折り返しの電話を掛けるのであれば、少し余裕をもって、11時30分より前か13時30分より後くらいに掛ける方がいいでしょう。

また、営業時間外に電話をするのもあまりよくありません。一般的な会社であれば、17時から18時が就業時間となっています。そして営業時間内であっても、就業時間が近くなると、その日の業務のまとめや片づけに入ります。もしかしたら、既に帰り支度をしているかもしれません。夕方の電話はできるだけ控えましょう。

不在着信は留守電の有り無しにかかわらず折り返し電話しよう

不在着信に気付いたら、留守電が入っていてもいなくても、必ず折り返しの電話はするようにしましょう。社会人としてそれがマナーであり、誠意のある行動です。ただ、そんなに緊張する必要はありません。今回紹介したマナーを守って、あなたらしく電話をすれば大丈夫です。

またこちらの記事では、正しい敬語の使い方についてご紹介しています。会社に電話やメールをする時は、こちらもぜひ参考にしてください。

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