不在着信への折り返し方は？就活で企業からの電話にメールで返す場合も

就活中の不在着信に電話で折り返せない場合のメールの仕方は？

就活中の不在着信に電話で折り返せない場合のメール①まずお詫び

就活中の不在着信に電話で折り返せない場合のメールその1は、「まず謝罪」です。会社から電話があった場合、その時にすぐに電話に出られるのが一番良いでしょう。しかし、説明会や選考の途中だった場合、すぐに電話に出られないことがあります。また、気付いた時には営業時間外だったということもあるでしょう。

その場合、メールで連絡をしておくと丁寧な印象になります。その際は、必ず「採用試験を受けている○○です」と記載しておきましょう。名前だけでは、相手にどこの誰なのか分かってもらえません。そして、メールの最初には必ず電話に出られなかったことに対するお詫びの言葉を入れるようにしましょう。

就活中の不在着信に電話で折り返せない場合のメール②折り返す旨を伝える

就活中の不在着信に電話で折り返せない場合のメールその2は、「折り返す旨を伝える」です。メールで最初にお詫びをしたら、また改めてこちらから電話をするということを伝えておくといいでしょう。具体的な日時を記載しておけば、相手も必要な資料や情報の準備をしておくことができます。

また、もし相手の都合が悪ければ、代わりの日時を指定してくれることでしょう。また、もし用件が分かっている内容であれば、メールの中に記載してもかまいません。

就活中の不在着信への折り返しは営業時間内にすべき？

電話をかけ直すなら営業時間内の午前中がベスト

就活中に不在着信があって折り返しの電話を掛ける時は、営業時間内の、特に午前中がおすすめです。といっても、始業後すぐの時間はバタバタしていたり、朝礼やミーティングなどで電話に出られなかったりする場合も多いのです。そのため、例えば9時始業の会社であれば10時くらいに掛けるのがいいでしょう。

始業後ある程度の時間が経っているため、担当者もちょうど仕事が落ち着いてきたくらいのタイミングになります。電話をしても迷惑にならない時間であり、空いてもゆっくり話ができるため、不在着信の折り返し電話は始業時間内の午前中がベストです。もし始業時間が分からなければ、10時や11時くらいがいいでしょう。

お昼の時間帯や営業時間外は避けた方が無難

たとえ営業時間内であっても、お昼の時間の前後や夕方以降の折り返し電話は避けた方がいいでしょう。お昼の直前や直後というのは、担当者がお昼休憩に出ていて、まだ席に戻っていない可能性があります。また、たとえ席にいたとしても、まだ落ち着いていない状態である場合が多いので避けた方が無難でしょう。

多くの会社では、だいたいどこも12時から13時がお昼休憩の時間となります。そのため折り返しの電話を掛けるのであれば、少し余裕をもって、11時30分より前か13時30分より後くらいに掛ける方がいいでしょう。

また、営業時間外に電話をするのもあまりよくありません。一般的な会社であれば、17時から18時が就業時間となっています。そして営業時間内であっても、就業時間が近くなると、その日の業務のまとめや片づけに入ります。もしかしたら、既に帰り支度をしているかもしれません。夕方の電話はできるだけ控えましょう。

不在着信は留守電の有り無しにかかわらず折り返し電話しよう

不在着信に気付いたら、留守電が入っていてもいなくても、必ず折り返しの電話はするようにしましょう。社会人としてそれがマナーであり、誠意のある行動です。ただ、そんなに緊張する必要はありません。今回紹介したマナーを守って、あなたらしく電話をすれば大丈夫です。

またこちらの記事では、正しい敬語の使い方についてご紹介しています。会社に電話やメールをする時は、こちらもぜひ参考にしてください。