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内定承諾のマナーは?

内定承諾書とは?

握手する二人

そもそも内定受諾書とはどのような意味があるのでしょうか。内定を出すだけなら電話やメールだけでも良さそうですよね。しかし、文書に残すことで、応募者からすると入社の意志を伝える事ができ、企業からすると最終的な入社意志を確かめる事ができるのです。

一般的には、氏名や住所などを記入し捺印する場合が多く、応募者と企業との労働契約を結ぶ大事な文書になります。企業は、多くのコストと時間を使い採用を行なっているので出来れば受諾をした方が良いですが、何らかの理由がありやむを得ない場合は辞退することも可能です。

【封筒/電話/メール】内定承諾時の基本的なマナー

電話をする女性

内定承諾書には、入社の意志確認をするだけでなく、雇用条件も記載されています。後々のトラブルを回避するためにも必ず目を通しましょう。その上で、基本的なマナーを守りながら返答を行ないましょう。内定承諾において、封筒での郵送・メール・電話の三種類の返答方法があります。

内定式などで直接受領する場合もありますが、郵送される場合は返信用封筒が同封されていることが多いです。宛名が予め記入されていれば「行」から「様」へ、「宛」から「御中」へ変更しましょう。また、そのまま郵送するのではなく添え状も同封するのがマナーです。

電話で返答する場合は、先方の都合も考えて出社・退勤の時間やお昼時はなるべく避けましょう。メールの場合は、長文になる必要はないので明確に簡潔に書くと良いでしょう。どちらの方法でも、時間を割いて面接を行なってもらったことや採用内定をもらったことに対して感謝の言葉を伝えましょう。

内定承諾のメール例文6選

メール例文|採用内定を承諾する場合

契約成立

メールの流れは、「挨拶→お礼→承諾→締め→署名」の形ができていれば問題ありません。さらにお互いに良い報告となるので自分自身の気持ちを盛り込んでもOKです。企業は応募者が内定承諾をしたのかが一番知りたいので、「内定を受ける」ということを、はっきりと伝えた方が無駄がなくやり取りがスムーズになるはずです。

内定受諾をするにあたり、入社意志を伝えられる例文を紹介します。社会人としてきちんとした返信が出来るように是非、参考にしてみてください。

メール例①:承諾する場合
  • たいへんお世話になっております。 貴社より内定通知を頂きました〇〇〇〇です。 先日は、お忙しい中、面接のお時間をいただきまして、誠にありがとうございます。 また、この度は、内定のご連絡ありがとうございました。 たいへん嬉しく、ぜひ内定をお受けさせていただきたいと存じます。 一日も早く貢献できるよう、しっかりと目標に向かって邁進したいと思っております。 皆様と一緒に働けることを心より楽しみにしておりますので 今後ともご指導ご鞭撻のほど、どうぞ宜しくお願いいたします。
メール例②:電話したところ担当者が不在だった場合
  • たいへんお世話になっております。内定を頂きました〇〇〇〇と申します。先ほど、〇〇様宛にお電話させていただいたのですが、ご不在のようでしたので、メールにて失礼いたします。この度は内定のご連絡を頂きまして誠にありがとうございます。是非、内定をお受けさせていただきたいと思っております。これから、様々なことにチャレンジし精進して参りますので、ご指導のほど何卒よろしくお願いいたします。まずは取り急ぎ御礼申し上げます。
メール例③:内定承諾書を送付した場合
  • お世話になっております。〇〇〇〇です。この度は、内定をいただき誠にありがとうございました。ご送付いただきました内定承諾書につきましては、必要事項を記入し、署名・捺印の上、〇月〇日に発送いたしました。お手元に届きましたらご確認のほどお願いいたします。お忙しいところお手数をお掛けいたしますが、どうぞよろしくお願いいたします。
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メール例文|就活や転職活動中で他社と検討したい・保留にしたい場合

着信を待つ女性

内定は嬉しいことですが、面接が進行中の企業がいくつもあると、その時点での判断が難しい場合がありますよね。その場合は、保留してもらえないか聞いてみましょう。しっかりと期日を決めることがポイントです。あまりにも日にちが遠すぎると、逆に内定破棄になるケースもあるようですので期日の決め方には注意が必要です。

また、内定承諾の気持ちもあるけど、検討もしたい・・・なんていう時は、返事を引き延ばしがちです。迅速な対応ができるように、保留にしたいときの例文を参考にしてみてください。

メール例④:返答を保留したい場合
  • たいへんお世話になっております。 内定をいただいた〇〇〇〇と申します。 この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。 内定承諾の件ですが、誠に勝手ながら少しお時間を頂きたく存じます。 自身の将来を決める重要な選択ですので、両親への報告も兼ねて慎重に検討したいと考えている為です。 〇月〇日まで返事を待って頂くことは可能でしょうか。 こちらの都合で大変申し訳ないのですが、ご検討のほど宜しくお願い申し上げます。

メール例文|辞退したい場合

拒否する女性

辞退する場合は、「挨拶→お礼→辞退→謝罪→理由→締め→署名」が基本的な流れになります。せっかく貰った内定を断るのですから、失礼のないよう謝罪をするのはマストです。辞退することは少なからずマイナスのイメージが大きいので、自分の言葉を付け加えたり自分なりに工夫しアレンジするとプラスの印象になるでしょう。

例文のように、入社意志がないことを伝えた上で、感謝と謝罪の気持ちを盛り込むことを意識してください。きちんとした返事をすることが出来れば、

メール例⑤:辞退する場合
  • 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 先日はお忙しい中お時間をいただき、ありがとうございました。。誠に勝手ではございますが、今回の内定通知をいただき慎重に考えた結果、貴社の内定を辞退させていただきたく存じます。 貴重なお時間を割いて面接をしていただいたにも関わらず、内定を辞退させていただくのは心苦しい限りですが何卒ご容赦ください。 就職活動を通して、大変お世話になりましたことを心より感謝しております。 末筆ながら、貴社のご発展をお祈り申し上げます。
メール例⑥:電話したところ担当者が不在だった場合
  • お世話になっております。◯◯◯◯です。 先日は内定の通知をいただき、誠にありがとうございました。 先ほどお電話させていただきましたが、ご多忙のようでしたので、メールにて失礼いたします。 改めまして、このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。 しかしながら、内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。 最後まで考え、自身の適性や今後目指したい道などを考慮した結果、誠に勝手ながら他会社への入社を決意しました。 せっかくのお話を辞退させていただくことを心よりお詫び申し上げます。 また貴重なお時間を割いて選考をしていただき心より感謝いたします。 最後になりますが、貴社の益々の発展を心よりお祈り申し上げます。
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内定承諾を書く時のポイント4つ

ポイント①簡潔にまとめて書く

内容をまとめている女性

添え状やメールにおいても、長々とした文章になってしまうのはNGです。これは内定承諾書に限ったことではなく、ビジネスシーンにおいては当たり前のことです。しかし、意識しなければ出来ないことなので、その文章に無駄な言葉が入っていないか、話し言葉になっていないかチェックをしながら進めていきましょう。

なかなか簡潔に書けない方は一度思いついたことを書き出してみるのもいいかもしれません。最初は繋がっていなくても、書き出すことにより時間をかけずに文章として繋げることができるはずです。

ポイント②お礼と入社意志をしっかりと述べる

握手する男性

結論から話せない人、遠回しに話しをしがちな人は特に要注意すべきポイントです。企業は内定承諾をするのかしっかりと答えを聞きたいはずです。「内定をお受けさせていただきます。」というはっきりとした入社意志を記入しましょう。

また当たり前ですが、忙しい中、採用面接や選考を行なってもらったお礼はきちんと伝えましょう。特にお世話になった方や気にかけてもらった経験があるのであれば、その方への感謝の気持ちも忘れずに伝えた方が好印象です。

ポイント③返事は期限を守り、なるべく早く

スケジュール帳

内定承諾書を貰ってからすぐに返事を返すのもポイントです。なぜなら、レスポンスが早いことで信頼関係を作れるからです。もし、返事が遅いと「内定受けてくれないのか」と心配させてしまうだけでなく、人によってはルーズな印象を受ける方もいるでしょう。

たかが返信ですが、この積み重ねが後々重要になってくるので、期限を守り、できれば24時間以内の返信を目標にしてみてください。もちろん期限を守れないのは、論外なので忘れないようにメールにチェックを入れるなり自分なりに工夫してみましょう。

ポイント④署名を必ず入れる

手紙にサインを描いているシーン

自分からのメールだと分かるように署名を書きましょう。就活生の皆さんは、「氏名」「学校名・学部・学科・学年」「連絡先」を記入しましょう。転職組の皆さんは最低でも「氏名」「連絡先」まで記入できると良いです。連絡先は、万が一メールができない、繋がらない状況でも連絡のつく電話番号にしておきましょう。

今は、署名のテンプレートもネットで検索すれば色々出てきます。自分好みの署名をみつけましょう。その際、あくまでもビジネスシーンでの利用になるので、あまり派手になりすぎないのが無難です。

内定承諾は最終的な意志決定!返信はチェックを怠らず慎重に

内定承諾する方も辞退する方も、これまでに紹介したように例文を用いながら自分なりにアレンジしてみてください。そして最後に、内定承諾書もメールも共通して誤字脱字や失礼にあたる言葉遣い、記入・捺印忘れなどが無いように注意深くチェックしましょう。

ご入社される方は、就活・転職活動も終わり、これからが本当のスタートだと思います。挨拶、スピーチをする方は、素晴らしいスタートをきれるように、是非こちらも参考にしてみてください。

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