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退職願の書き方やメールの例文4選!上司への伝え方や退職届の出し方も

更新:2019.06.21

会社を辞める時に必要になってくる「退職願」。テレビで見たことはあるけど、いざ自分が出すとなると、書き方や上司への出し方で悩む方も多いのではないでしょうか。今回は、そんな退職願の例文やメールのテンプレートを、書き方のマナーも含めてご紹介いたします。

退職願とは?

退職の意志を伝えるもの

席を立ち上がるビジネスマン

退職願とは、退職したいという本人の意志を伝える文書のことです。しかし、あくまでも「お願い」なので、これだけで退職は確定しません。むしろ、その後会社が認めて初めて、退職手続きが始められます。本人と会社側が話し合う機会を設けることが目的、というスタンスで考えましょう。

退職届と違う

話しかけているビジネスマン

退職願は退職届と似ていますが、微妙に違っています。退職届は、退職願と比べ、よりハッキリと退職の意志を伝える文書です。一般的なイメージにおいても、退職届の方がより強く重い印象を与えます。円満退社を目指しているなら、よりソフトに受け止められる退職願を出して、ステップを進める方がベターです。

また、退職願はあくまでも「お願い」の段階のため、撤回することも可能です。簡単に退職願の提出や撤回をするのは良くありませんが、熟慮の末やはり会社に留まりたい場合、撤回もできます。法律的に、退職届でも撤回可能ですが、重みがある分、ハードルもさらに上がることを覚えておきましょう。

退職願の書き方のマナー6選

退職願の書き方のマナー①基本的にはメールではなく書面で

書類とペン

退職願の書き方のマナー、1つ目は、できれば退職願をメールではなく書面形式にすることです。できるだけ書面形式にすることによって、より誠意が伝わり、円満退社しやすくなります。

最近はインターネット社会なので、業務連絡を含め、ほとんどのことをメールでやり取りしています。とはいえ、退職のような重大な内容をメールで済ませることに、良くない印象を抱いている人はまだまだいるものです。どうしても上司に渡す時間もない場合などを除いて、できるだけ書面にして、誠意を表しましょう。

また、書面の際は、文章だけでなく、文字にも注目が集まるものです。綺麗な文字というだけで、誠意を感じるという人も多いもの。下記記事では、字を綺麗に書く方法について、詳しく書かれています。書面形式で書く場合には、ぜひご参考になさってくださいね。

退職願の書き方のマナー②フォーマットに従って退職願を書く

指示に従って書類に書き込んでいるビジネスマン

退職願の書き方のマナー、2つ目は、会社の提示するフォーマットに従って、退職願を書くことです。あらかじめ退職願の書き方が決まっていたり、書き方の見本がある会社もあります。それに従って書かないと、受理されない場合もあるので、自分の会社はどうか確認してから行動しましょう。

退職願の書き方のマナー③表題と書き出しを入れる

書類に書き込んでいるビジネスマン

退職願の書き方のマナー、3つ目は、表題と書き出しを文頭に入れることです。退職の意志をハッキリと示すため、文頭には「退職願」と書きます。次の行には、謙譲の書き出しの言葉「私儀(わたくしぎ)」と書き入れましょう。本文を記入するのは、その後です。

「私儀」を含む、敬語は社会人としてとても大切ですよね。退職願の本文中でも、敬語の間違いはしたくないものです。下記記事では、よく使われる敬語を、変換一覧表も含めて取り上げています。大失敗を防ぐためにも、併せて一度チェックしておきましょう。

退職願の書き方のマナー④退職理由は「一身上の都合により」

空を見上げているビジネスマン

退職願の書き方のマナー、4つ目は、退職理由については「一身上の都合により」という表現にすることです。人それぞれ、退職の理由は様々ですが、ここでは長々と詳しく書く必要はありません。退職前に面談がありますので、その際に、上司などに直接伝えるようにしましょう。

また、今回の退職理由を糧に、次の転職に活かしたいですよね。努力も大切ですが、自分にピッタリの適職に就くことが、大きなターニングポイントなった人も大勢います。下記記事では、日本にある変わった仕事ついて特集しています。ぜひ、次のお仕事探しの参考になさってくださいね。

退職願の書き方のマナー⑤退職希望日を明確に

カレンダー

退職願の書き方のマナー、5つ目は、退職日を明確に記載することです。退職までには、いろいろな手続きが必要ですので、直近の日程は選ばないようにしましょう。また、後ほども触れますが、最低でも14日以上前に知らせることが、法律上定められています。余裕を持った退職日を設定しましょう。

退職願の書き方のマナー⑥誤字脱字は禁止

アルファベットのサイコロ

退職願の書き方のマナー、6つ目は、誤字脱字を絶対に含めないことです。当たり前ですが、退職願は重要な文書です。誤字脱字がないか、必ずダブルチェックしましょう。あった場合には、修正ペンなどで訂正するのではなく、新たな用紙に書き直しましょう。

退職願の出し方とは?

退職願の出し方①退職願を作る前に直属の上司に相談する

握手をしているビジネスマン

退職願の出し方のポイントをご紹介します。1つ目は、退職願を作る前に、上司に相談することです。先ほども説明したように、退職願のフォーマットが決まっている会社もあります。退職前の面談で、書き方や出し方の細かい指示がもらえることもあります。できるならば、まず上司に相談してから作成し、提出しましょう。

退職願の出し方②最低でも退職希望日14日前までに知らせる

カレンダー

退職願の出し方のポイント、2つ目は、最低でも退職希望日14日前までに知らせる、または出すことです。これは法律で定められているので、必ず守らなければならない点です。さらに、会社によっては「1ヵ月前まで」と規定している所もあります。ステップを踏む前に、必ず自分の会社の就業規則もチェックしておきましょう。

退職願を出し方の理想的な流れ

  1. 何日前までに退職の意志を伝えるべきかチェックする
  2. 上司にメールか直接退職の意志を伝える
  3. 退職について面談し、退職日を決める
  4. 指示に従い、退職願を作成する

退職願のメールでの書き方は?

件名を分かりやすくする

クラウドマークが周りに浮いているPC

退職願のメールでの書き方のポイントをご紹介します。1つ目は、件名を分かりやすくすることです。自分の名前と退職願のメールであることが、一目で分かるような件名にします。そうでないと、他の業務メールに埋もれて、後回しにされてしまう可能性も高いので、充分注意しましょう。

退職願メールの件名の例

  • 【退職願】〇〇〇〇〇〇
  • 〇〇〇〇〇〇【退職願】

伝え方は相談形式で

話し合っているビジネスマン

退職願のメールでの書き方のポイント、2つ目は、伝え方を相談形式にすることです。相談形式なので、メールでしか伝えられないような忙しい上司でも、快くそのための時間を取り分けようと考えてくれます。誠意も伝わりやすいので、その後の手続きもスムーズに進めやすいですね。

POINT

退職願メールの相談形式の文章の例

退職を検討しております。 一度、今後の事を相談させていただけないでしょうか。 退職したいと思っております。 この件について、ご相談に乗っていただけないでしょうか。

送る相手を明確にする

他の人に背を向けてこちらを向いているビジネスマン

退職願のメールでの書き方のポイント、3つ目は、送る相手を明確にすることです。退職願のメールを送るベストな相手は、自分の所属していた立場や会社によって異なります。基本的には直属の上司ですが、人事部や社長に直接送った方が良い場合もあります。

また、上司の会社用のアドレスに送るか、プライベートアドレスに送るかという違いもあります。以上の点を踏まえて、退職願のメールの例文を、送り相手別に、下記にご紹介します。ご自分の状況に合わせて、ご参考になさってくださいね。

退職願のメール例文4選

退職願のメール例文・テンプレート①人事課に送る場合

街とビジネスマンとPC

退職願のメール例文やテンプレート、1つ目は、人事課に送る場合です。「退職願」という言葉と、日付を必ず入れることが、大切なポイントとなってきます。

POINT

退職願のメール例文・テンプレート~人事課~

退職願 総務部人事課 部長 ○○様 お疲れ様です。 私儀 この度は、一身上の都合により、平成31年2月1日に退職の意志を固めましたので、ご報告させていただきます。 今後の事をご相談させていただければ、幸いです。 平成30年12月1日 企画部 ○○

退職願のメール例文・テンプレート②上司に送る場合

大人数で会議をしている様子

退職願のメール例文やテンプレート、2つ目は、上司に送る場合です。上司に送る場合は、相談形式にすると、退職をスムーズに進めやすいです。メールの件名も「退職願」ではなく、「ご相談のお願い」という文で送りましょう。

POINT

退職願のメール例文・テンプレート~上司~

企画部 部長 ◯◯様 お疲れ様です。 突然のメール、申し訳ありません。 実は、退職を検討しております。 具体的に申し上げますと、平成30年12月1日に退職したいと思っております。 どうか、この件についてご相談に乗っていただけないでしょうか。 お忙しいところ、申し訳ありませんが、何卒よろしくお願いいたします。 企画部 ○○

退職願のメール例文・テンプレート③アルバイトの場合

カフェのレジ

退職願のメール例文・テンプレート、3つ目は、アルバイトの場合です。アルバイトの場合、本社ではなく、店長などの直属の上司に伝えることになります。

POINT

退職願のメール例文・テンプレート~アルバイト~

◯◯店長 お疲れ様です。 アルバイトの○○です。 突然のメール申し訳ありません。 この度は、誠に勝手ながら、退職願としてメールさせていただきました。 平成31年2月1日をもって、退職させていただけませんでしょうか。 急で申し訳ありませんが、ご検討のほど、よろしくお願いいたします。 平成30年12月1日 ◯◯

退職願のメール例文・テンプレート④プライベートメールに送る場合

外したメガネとPC

退職願のメール例文・テンプレート、4つ目は、上司のプライベートメールに送る場合です。もし上司と良い信頼関係が築けているなら、この方法はかなり有効です。プライベートモードなので、1人の上司としてというよりも、1人の先輩として、親身になって聞いてくれる可能性が高いからです。

とはいえ、あくまでも「相談」形式のスタンスは崩しません。このテンプレートにのっとり、普段、自分が上司とやり取りしている時の言い回しに、アレンジしましょう。退職について話し合うための時間を取ってほしい、という趣旨を、簡潔に伝えることがポイントです。

POINT

退職願のメール例文・テンプレート~プライベートメール~

おはようございます。 突然にすみません。 実は現在、退職を考えています。 時間のある時に、相談させてもらえませんか?

スマートな退職願でスッキリと!

世界地図とビジネスマン

いかがでしたか。退職願は、書面でもメールでも、基本的なポイントは同じです。先走って退職願を出してしまう前に、できるだけ上司に相談しましょう。会社に書き方のフォーマットがないか、いつまでに出せばいいのかも、必ずチェックします。スマートな退職で、スッキリと新たなスタートを切ってくださいね!

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