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上司への色紙の書き方のマナーとは

①感謝の言葉を贈る

ありがとう

1つ目は感謝の気持ちが相手に伝わるメッセージにすることです。色紙に書かれたメッセージは時間を経過しても相手の手元に残っていることが多いので、本当にお世話になった上司はもちろん、あまりお世話になったとは言えない上司であってもまずは感謝が伝わる書き方にしましょう。

事情によってはまた一緒に仕事をする事があるので、うっかりこれまでの愚痴や相手への不満を書いてしまうと、困った事態を引き起こす可能性があります。また寄せ書きの場合、同僚の目にも触れます。あまりふさわしくない内容のコメントだと、「上司に対する礼儀のなっていない人」という印象を与える可能性があります。

②コメントにも敬語を使用する

上司と握手

2つ目は寄せ書きのメッセージも敬語を使用し、相手を尊重する言葉遣いを意識することです。お世話になった人への感謝の気持ちは、丁寧な言葉で贈る方が伝わりやすいものです。相手の手元に残る形のある贈り物ですので、普段の関係性を反映した言葉遣いや書き方にします。

また上司が気さくな人で敬語にはうるさくなかったとしても、やはり寄せ書きは他の同僚や相手の家族の目にも触れるものです。上司以外の人間がどう受け取るかも意識したメッセージにしましょう。プライベートな話は人目に触れる寄せ書きではなく、直接お礼を言うときにします。

③名称に注意する

話し合い

3つ目はメッセージの中の相手の名称について不自然な日本語にならないように気をつけることです。たとえばお世話になった部長に対して色紙の中で「○○部長様」と呼びかけることは二重敬語となり、正しくない日本語であり不自然です。

「○○部長」と呼びかけることが、正しい日本語です。敬語を意識するあまり、無理に「様」を使用する必要はありません。おかしな日本語にならないように注意しましょう。書き方について悩んだら、普段のオフィスマナーを思い浮かべると失敗しなくなります。

転勤する上司への色紙のメッセージ例文

お世話になった上司が転勤する場合

上司に相談

お世話になった上司への寄せ書きには、まずはしっかりと感謝の気持ちを伝えるメッセージの書き方を意識します。「○○部長には大変お世話になり、感謝の気持ちでいっぱいです。」や「いつも指導頂きありがとうございました。」などが最適です。

感謝の気持ちをより具体的に伝えるには、「○○さんのおかげで自分も成長することができ、大変感謝しています。」や「一緒に仕事ができて光栄でした。」とするといいでしょう。例文通りだと味気なければ、指導を受けた中で感銘した点に言及すればオリジナリティあふれるメッセージになります。

親しい関係を築いていた相手であれば、「○○部長がいなくなるのは心細いですが、憧れの○○部長の教えを胸に切磋琢磨していきたいです。」と相手を慕うコメントも喜ばれます。さらに「また一緒に働ける日が来ることを願っています。」など、再会を楽しみにするメッセージを添えると気持ちが伝わりやすくなります。

特に親しくない上司が転勤する場合

ミーティング中

特に親しい間柄ではなかったとしても、上司である以上は自分が意識していないだけでお世話になっている可能性が高いです。自分も同じ転勤先になり、また出会う可能性もあります。まずは寄せ書きであってもきちんと「今までお世話になり、感謝しています。」といった感謝が伝わる書き方を意識しましょう。

さらに付け加えるのであれば、「○○さんと話す機会がないまま転勤されるのが残念です。また一緒に仕事をする機会があればどうぞ宜しくお願いします。」といったコメントがあると、転勤した上司とまたどこかで同じ職場になったときの印象が変わります。

コメントの締めには「新天地でのご活躍を祈念致します。」など、相手の成功を祈る言葉を贈りましょう。特に親しくなかった上司に対しても使用できるフレーズです。

異動する上司への色紙のメッセージ例文

とてもお世話になった上司が異動する場合

上司と部下

異動する上司に対しても、まずは転勤する上司へのメッセージと同様に感謝の気持ちを伝えます。感謝の気持ちを伝えるには「○○課長に倣って、先を見据えた仕事を意識していきます。」のように、相手の尊敬する部分を具体的に挙げる書き方も相手の心に響きます。

また異動する上司には、自分がいなくなった後の部署に対する関心が高いです。「○○部署一丸となって、○○課長の分まで頑張りたいと思います。」など、今後の自分がどのように行動するつもりかコメントを添えると安心して異動できます。上司のどんな部分を受け継いでいくつもりなのかが分かる書き方にしましょう。

お世話になった上司と親しい間柄であれば、「近くに立ち寄った場合は、ぜひ顔を見せて下さい。」というように今後も交流を続けたい気持ちをメッセージに添えると上司も嬉しく感じます。

付き合って日の浅い上司が異動する場合

面談中

あまり交流がなかった上司でも、転勤同様に異動後もまた巡り会う可能性があります。「短い期間ではありましたが、お世話になりました。」などしっかりと感謝の気持ちが伝わる書き方にしましょう。

また付き合って日が浅くどんな人物かよく分からない上司の場合、名残惜しさを感じさせるメッセージも効果的です。たとえば「異動すると伺い大変驚いています。もっと仕事をご一緒したかったので、残念です。」だと、いつかどこかで縁がつながると話が弾みやすくなります。

異動が栄転ではなかった場合

悩み中

上司が異動する場合の寄せ書きのコメントには「ご栄転おめでとうございます」とすることが多いですが、中には複雑な事情の異動だったり左遷に近い場合もあります。左遷の場合、「おめでとうございます」や「新部署でのご活躍を、心よりお祈り申し上げます」というメッセージは嫌味になってしまいます。

「○○さんのご指導を受け、なんとか私も一人前の仕事をこなせるようになりました。」など、上司とのエピソードを挙げ、これまでお世話になったお礼を述べる例文だけにしておいた方が、スマートです。

退職する上司への色紙のメッセージ例文

大変お世話になった上司の場合

励まし

退職する上司へは感謝だけではなく長年の勤務に対する労いの言葉も贈りましょう。「長い間ありがとうございました。」といったメッセージの他に、「大変だった案件も、明るく励まして頂き助かりました」など親しい相手ならではのエピソードも交えると後から寄せ書きを見直しても思い出が蘇りやすくなります。

「○○部長が私たちを指導して下さったおかげで、ここまで成長できました。」といったコメントの他、「○○さんが退職されると会えなくなりますので、とても寂しいです。」や「退職してもお時間があればまた顔を見せて下さい。」といった相手を慕うコメントも喜ばれます。

また相手の今後の幸せを願う例文もご紹介します。「これから○○部長の第二の人生が始まりますので、ぜひともお身体をご自愛下さい。」など、明るい先行きを感じさせるメッセージがが喜ばれます。その他の退職する人に贈るのにぴったりのメッセージについては、こちらの記事を参考にご覧下さい。

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お世話になった退職者には素敵なメッセージを贈りたいものですね。お世話に

特に親しくない関係の場合

手紙

あまり親しくなかった上司が退職する場合は、「大変お世話になりました」というスタンダードな例文に続けて、「もっとたくさんお話を伺いたかったので、残念に思います。」と添えるといいでしょう。

また「色々な面でお世話になりました」とメッセージを贈るのもおすすめです。自分では気がつかないうちに仕事上のサポートを受けていたかもしれません。具体的なエピソードを挙げなくても、相手の尽力に感謝しているという雰囲気を演出できます。

上司に贈る色紙のメッセージで避けるべきコメントとは

①「ご苦労さまでした」は使用しない

失敗した人

1つ目は、上司に対して普段使用することを避けるべきとされる言葉を使用しないことです。中でも使うことの多い「ご苦労さまでした」は、人によっては「立場が上の人間が下の人間に対して使う言葉だ」と不快感を覚えることがありますので、寄せ書きには書かない方がいいでしょう。

「お疲れ様でした」も同様の理由で避ける人もいますが、退職する人に対して「長年の勤務、お疲れ様でした。」と労う事は一般的です。マナー本の例文にも登場しており、上司が退職する際の寄せ書きのコメントとして使用することは不自然ではありません。

ただし相手の考えがよく分からない場合は、「今までありがとうございました。」と言い換えた方が無難でしょう。「ご苦労さまでした」や「お疲れ様でした」の使い方について、くわしくはこちらの記事を参考にご覧下さい。

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関連記事 「お疲れ様でした」の敬語は?目上/上司/言い換え

「お疲れ様でした」という言葉を正しく使えていますか?「お疲れ様でした」

②秘密を暴露しない

内緒話

2つ目は、上司が他人に知られたくないと考えていることについてメッセージ内で言及しないことです。過去の失敗や仕事とは無関係なプライベートな内容など、「あまり他人に知られたくない」と考えている内容は人それぞれです。色紙への寄せ書きは多くの人の目に触れるものですので、内容については注意が必要です。

本人がオープンにしている趣味などがある場合は、退職する上司へのメッセージ内で「これからは趣味のゴルフもエンジョイなさって下さい」と励ます言葉として使用するのはOKです。

③「頑張れ」は別のメッセージに言い換える

応援

3つ目は、「頑張れ」や「頑張って下さい」という例文を使用しないことです。つい口にしがちな言葉ですが、人によっては「頑張れ」は立場が上の者から下の者に対してかける言葉だと考える事があります。上司へ贈る言葉としてはふさわしくありません。

「ご活躍をお祈りしています」など、「頑張れ」という言葉を言い換える表現に置き換えましょう。「○○部長のような丁寧な仕事を目指して、自分も頑張りたいと思います」といった表現もおすすめです。

上司への色紙にはふさわしいメッセージを贈ろう

上司に贈る色紙のメッセージは型どおりだと味気なく印象に残りづらいものです。お世話になった感謝の気持ちがしっかりと伝わるように、ふさわしい言葉を贈りましょう。

親しい間柄であれば自分しか知らない相手とのエピソードを交えたメッセージを贈ると喜ばれます。あまりお世話になっていない上司でも、転勤や異動であればまたどこかで職場が同じになる可能性もありますので、感謝の気持ちだけはしっかりと伝わるようなコメントを贈るといいでしょう。

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