始末書の封筒の選び方と書き方は？折り方や入れ方と反省文の提出方法も
始末書を書かなければいけない。その際に封筒は必要？どんな物が適切？始末書の書き方は？始末書で心のけじめもつけるため、正しい始末書の封筒選びから折り方・書き方・入れ方に渡し方までご説明します。混同しないように注意したい反省文の提出方法についても併せてご紹介します。
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INDEX
始末書に適した封筒の選び方
始末書に適した封筒は白色無地
始末書に適した封筒は白色無地です。郵便番号などを書くことができる郵便封筒ではなく、必ず全くの無地の物を選びましょう。封筒には和封筒と洋封筒がありますが、和封筒を選びます。封筒にはクラフト生地や茶封筒など色付きや柄付きの物も多くありますが、始末書を提出する誠意や礼儀に欠けるのでやめましょう。
和封筒には１重の物と２重になっている物があります。正式な手紙を送る時は中が透けない２重の物を選びます。２重封筒はより丁寧で中身に配慮している際に使いますが、始末書は早急に提出する方が良いため、すぐに購入できない場合は1重封筒の物でも構いません。
始末書に適した封筒のサイズは用紙サイズに合わせて選ぶ
始末書に適した封筒のサイズは始末書の用紙サイズに合わせて選びます。最適なのは長形3号もしくは4号です。A4サイズの用紙で始末書を作成した場合は”長形3号定形120×235mm”と記載されている物を選びましょう。B5サイズの用紙で始末書を作成した場合は”長形4号定形90×205mm”を使います。
始末書の封筒の書き方は？
始末書の封筒おもて面には名前など何も書かない
始末書の封筒のおもて面の正しい書き方は何も書かないことです。退職願などのように「始末書」と書かないよう気をつけましょう。宛名や宛先も記入しません。上司や会社から指示された書き方がある場合のみ記入するようにしましょう。始末書作成前に何か指定事項があるかどうか尋ねると間違いがありません。
始末書の封筒の裏面には名前と所属を記載
始末書の封筒の裏面には氏名と所属を記載します。始末書の裏の左下側に所属部署と氏名を記入します。会社名は必要ありませんが、所属部署は正式名称で記入しましょう。毛筆など特別な物を使用する必要はありませんが、ハンコなどではなく、ボールペンを使用し直筆で丁寧に書きましょう。
始末書の折り方や封筒の入れ方は？
始末書の折り方①3つ折りにして入れる
始末書の折り方1つ目は、3つ折りにすることです。書類を折ることに抵抗がある方もいるかもしれませんが、大きな封筒にそのまま入れることは避けましょう。始末書を作成する場合に使う用紙のサイズはB5であることが最も多いですが、A4であっても問題ありません。折り方と入れ方に注意して必ず封筒に入れましょう。
始末書の折り方②3つ折りにする際は書き始めが一番上になるように
始末書の折り方2つ目は、三つ折りにする際は、書き始めが一番上になるようにすることです。折り方の最初は自分の前に縦に紙を真っ直ぐに置きます。軽く三等分に折り線をつけ一度開けます。一番下の段の紙を中に入れ、一番上の段の紙を覆い被せるようにします。一番上の紙の角がぴったりと重なるようにしましょう。
始末書の正しい入れ方は書き始めの文字を下側にすること
始末書の正しい封筒への入れ方は、書き始めの文字が下側に入れるように入れます。それは読み手が封筒から紙を出して開けると、すぐに読み始めることができるからです。一番上にかぶせた面が、封筒のおもて面側と向かい合わせになるように差し入れるのが正しい入れ方です。
小さな気遣いですがビジネスマナーとしてとても重要です。紙が逆向きだと回転させる手間が増え、相手に小さなストレスを与えてしまう危険があります。謝罪の文書を提出する際にさらに悪い印象を与えてしまわないよう気をつけなければいけません。
ビジネスでは、日常生活とは違い状況や立場、言葉遣いにより注意しなければいけません。失敗を恐れていては良くも悪くも何も始まりません。次の記事にあるように努力はアピールすべきです。ぜひ今後の参考にしてください。
始末書と反省文の違いや始末書の書き方は？
始末書と反省文の違いは誤ちの大きさ
始末書と反省文の違いは誤ちの大きさです。始末書は会社に不利益が生じるような出来事を起こしてしまった際に、作成を命じられることになります。反省文はあなた自身の品行の問題であったり、任せられていた仕事などに対する態度などに問題があった場合などに作成を命じられることがあります。
始末書と反省文では事の重みに対する反省の書き方が違う
始末書は会社に損害を与えたことに対して、その内容を明らかにし受け止め改善を求める一環としての文書です。態度や取り組み姿勢に関する反省文とは事の重みが違います。始末書をただの文書だからと考えず、今後仕事上で出世を含めて不利益が起こらないよう、その事実に対する謝罪も含んだ正しい書き方で作成しましょう。
反省文の作成を求められた時も、働く者として当たり前のことを指摘を受けているかもしれません。自身の固定概念にこだわらず、指摘を受けたことを受け入れ、相手の視点に立って考え直しましょう。始末書であっても反省文であっても、今後も働いていくため自分自身を見つめ直すきっかけとしてきっちりと対応しましょう。
始末書や反省文の作成をしなければいけないことは、精神的に重たい出来事です。自分のマイナス要因を認めることは辛く、働くことに対して後ろ向きになってしまうかもしれません。次の記事では恐怖心と向き合い克服する方法を紹介していますので、参考にしてみてください。
始末書の書き方
始末書には書き方があります。「題名」「日付」「部署名と氏名」「本題」の順番に全ての項目を書きましょう。起こしたことがらの事実を簡潔に書き、その事柄についてどのように捉え、反省しているかを書きます。そして、今後その反省を元にどのように改善して業務を行っていきたいかを書きましょう。
始末書の書き方
- 題名は「始末書」とします
- 部署名は正式名称を記載。会社名は必要ありません。
- 起こった事柄については、「○月○日に起こった〜について、私の〜というミスにより〜という結果になってしまいました。」と事実を簡潔に述べましょう。自分を擁護する言葉や言い訳をするような文章にならないよう注意しましょう。
- 本文の最後には、必ず反省を踏まえて今後どのように業務を行っていきたいかを述べましょう。だらだらと書くのではなく、一文でまとめましょう。
始末書の提出方法は？
始末書の提出方法①提出先や渡し方を確認する
始末書の提出方法1つ目は、提出先を確認することです。始末書の提出先は所属の所属長なのか、他部署なのか、それとも人事課へ提出するのかを始末書作成を指示された際に確認しておくことが大切です。もし聞き忘れていた場合は、指示を受けた相手に「申し訳ありません。確認をさせていただきたいのですが」と尋ねましょう。
始末書の提出方法②直属の上司に事前に確認する
始末書の提出方法2つ目は直属の上司に事前に確認することです。始末書を書いて提出する際に直属の上司に報告もなしに行うことは決してやってはいけません。始末書は直属の上司が預かり、上司から提出される場合も多くあります。必ず上司に作成が終わったことを伝え、提出方法について確認をしましょう。
直属の上司に対する態度は最も大切です。始末書を作成するにあたり反省しているんだという態度を示し、「お手数をおかけし申し訳ありません。始末書を作成させていただきました。始末書の提出先について確認させていただきたいのですがよろしいでしょうか？」と伝えましょう。
始末書の提出方法③始末書の入れ方に注意し封筒は閉じずに提出する
始末書の提出方法3つ目は、封筒は閉じずに提出することです。出しい入れ方で入れた始末書の封筒はセロハンテープで閉じてしまうことや糊付けはしません。提出する際に中を確認していただくことも多いからです。そして内容を確認していただいた後、必要があれば閉じるべきかどうか尋ね、指示された通りに行いましょう。
始末書の提出方法④提出時反省している様子を十分見せる
始末書の提出方法4つ目は、提出時に反省している様子を十分に見せることです。提出時には小さな声でぼそぼそと話すことはよくありませんが、笑顔でハキハキ喋りすぎると場違いな印象となります。ボリュームは落としつつも、はっきりと簡潔にまずは謝罪の一言から始めましょう。
始末書提出時に反省が伝わる話し方例
- 「この度はご迷惑をおかけし大変申し訳ありませんでした。お時間を取らせてしまいますが、内容をご確認いただければと思います。よろしくお願い致します。」
- 「この度は多大なご迷惑をおかけしたこと、深くお詫び申し上げます。振り返りや反省とともに始末書を作成致しました。お手数ですがご確認いただきますようお願い致します。」
- 「この度は申し訳ありませんでした。今回の出来事を深く受け止め反省しています。今後このようなことがないよう十分注意し、精進していきたいと思っております。お手数ですが、中身をご確認いただきますようお願いいたします。」
始末書の提出方法⑤渡し方は両手を添えることが大切
始末書の提出方法5つ目は、正しい渡し方は両手を添えて渡すことです。封筒の端を両手で持ち、頭を下げながら渡すと反省の態度を示すことがよりできるでしょう。渡し方は、始末書に関わることがらについて「申し訳ありませんでした」と言う気持ちを込めて行うため、頭は深めに下げ、真剣に、丁寧に行いましょう。
始末書の渡し方と提出後の会社での態度には十分注意
正しい渡し方のポイントは早口にならないこと。提出後気が抜けてすぐに同僚と雑談をしたり、笑顔で明るい様子を見せることは控えます。上司としては、見ていて真剣味がないと感じ、気分がよいものではありません。雑談はせず、仕事に集中して質問や行動は積極的に取り組むことで、仕事への熱意を見せるようにしましょう。
汚れやシワがない始末書の封筒は心を新たに取り組む意思表示！
始末書を提出する前に、再度封筒に汚れやシワがないか確認しましょう。ことの重大さに対する反省の意を示す一つの手段として始末書を提出します。受取手に少しでもマイナスイメージを抱かれないため、細心の注意を払って提出を終えましょう。始末書を入れた封筒の渡し方は、封筒の表面を上にして差し出します。
会社名や名前などは書かずに提出するため、必ず「始末書を作成させていただきました。大変ご迷惑をおかけしたこと深く反省しております。お手数ですがご確認いただくますようお願い致します。」と言葉を添えることが、あなたの真摯な姿勢があなたに伝わる正しい提出方法です。
起こした出来事は変えられません。あなたが今できる、書き方や折り方、入れ方に渡し方、それぞれを確実に行い起こったことを綺麗に清算しましょう。それが今後に向けて改善する努力への原動力、前向きな力はあなたの新たな態度や言動へと繋がっていくはずです。
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