社長や代表取締役宛のビジネスメールの正しい敬称は？殿が間違いの理由も
社長にメールを送る時、宛名をどのようにすればよいか悩む人も多いでしょう。この記事では正しい敬称や、「殿」を使うのが間違いである理由についてもご紹介しています。ビジネスメールのマナーをしっかりと身に付けることで、社長にあてたメールを送るのも、もう怖くありません。
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社長宛のメールの正しい敬称は？
社長宛のメールの正しい敬称①フルネームに「様」を付けるのがマナー
社長宛のメールの正しい敬称その1は、「フルネームに「様」を付けるのがマナー」です。他社の社長宛にメールを送る時は、相手の名前をフルネームで書き、そこに様を付けるのが一般的なビジネスマナーです。「社長」という言葉はそれだけで敬称であり、そこに「様」を付けると、二重で敬称を使うことになるためです。
よく「社長様」としてメールを送る人がいますが、これは日本語の使い方として間違いなので気を付けましょう。また、「御中」を使うのも駄目なので、覚えておくといいでしょう。「この書き方にはどうしても抵抗がある」という人は、「代表取締役○○○様」というような書き方をしても大丈夫です。
日本語には、似ている字もたくさんあります。「崎」と「﨑」、「斎」と「斉」など、とても間違いやすい漢字の代表例です。かといって、間違えて送っていいはずがありません。こういった漢字を持つ人は、昔から間違えられてきたことが多く、相手の漢字間違いに敏感です。相手がこういった名前の人は、特に気を付けましょう。
社長宛のメールの正しい敬称②「会社名」と「代表取締役」も書くこと
社長宛のメールの正しい敬称その2は、「「会社名」と「代表取締役」も書くこと」です。社長にメールを送る時は「フルネームに様を付ける」というのは今ご紹介した通りですが、一般の社員に送る時と同様、名前の前には「会社名」と「役職」も書くようにしましょう。社長の役職は「代表取締役社長」という場合が多いです。
しかし、人によっては「代表取締役」のあとに違う言葉が入る場合があります。自信がなくなってしまった時は、名刺などをチェックしてみるといいでしょう。相手からもらった名刺は、信頼性も抜群です。これで大丈夫かな？と思っても、名刺の通りに書いておけば間違いはないでしょう。
また、たまに会社名を省略したままでメールを送る人がいます。思わずやってしまいそうですが、（株）は「株式会社」、(有)は「有限会社」といったように、省略せずにきちんと書いてメールを送るようにしましょう。これができていないと、「ビジネスマナーのできていない人」と受け取られかねませんので、注意しましょう。
社長宛のメールの正しい敬称③社長個人に送るなら「御中」は使わない
社長宛のメールの正しい敬称その3は、「社長個人に送るなら「御中」は使わない」です。「ビジネスでメールを送る」という場面を考えた時に、「御中」という言葉が出てくる人も多いことでしょう。御中はプライベートではなかなか使わない言葉なので、その発想も理解はできます。しかし、社長宛のメールでは控えましょう。
御中はそもそも、会社などの組織に送る時に使うものです。よくあるのが、「相手の担当者が分からずに会社に宛ててメールを送る」という場合です。そのため、社長宛に送るメールで「御中」を使うというのは「あなたの名前がよく分からないですよ」と言っているのと同じことになるのです。これは、大変失礼にあたります。
社長であれば、たとえフルネームは分からずとも、苗字くらいは分かっているものです。メールを送る時は「御中」は使わないように、くれぐれも注意しましょう。
社長殿や社長様が間違いの理由は？
社長殿や社長様が間違いの理由①「殿」は目上の人が下の人に使う言葉である
社長殿や社長様が間違いの理由その1は、「「殿」は目上の人が下の人に使う言葉である」です。社長宛にメールを送る時、宛名に「殿」を付けて送る人がいますが、これは間違いです。実際のところ「あまり気にならない」という人も増えてきてはいますが、基本的に、殿は目上の人が自分より下の立場の人につかう言葉です。
そのため、お客様である他社の社長に「殿」を使うことは、本来であれば言語道断なのです。また、言葉に出して言わないだけで、特に相手が年配な人であれば、心の中で「失礼なやつだな」と思われている可能性も十分にあります。これまで他社の社長宛に「殿」という敬称を使ってきた人は、今からでも改めるといいでしょう。
社長殿や社長様が間違いの理由②役職の後ろに「様」を使うのは誤り
社長殿や社長様が間違いの理由その2は、「役職の後ろに「様」を使うのは誤り」です。最初の方でも少し触れましたが、社長というのは、もうそれだけで敬称になるのです。「社長」という言葉にさらに敬称を加える必要はなく、それゆえに「社長様」という言い方は、ビジネスマナーとしては間違いということになります。
少し不自然に感じるかもしれませんが、もし「社長様」を使っている人がいたら、自信を持って「間違いですよ」と指摘してあげてもいいでしょう。また、「これまで「社長様」という言い方をしてきて馴染んでいる」「今から変えることには抵抗がある」という人もいるでしょう。
そういった人は、これも最初に少しご紹介したとおり「代表取締役○○○様」というような書き方をするといいでしょう。この書き方であれば敬称も二重になっていないですし、正しい日本語の使い方だと言えます。これらは一度覚えてしまえばずっと使える知識なので、この機会に覚えてしまうといいでしょう。
社内文書での社長の宛名の書き方は？
社内文書での社長の宛名の書き方①ビジネスでは苗字プラス「社長」が一般的
社内文書での社長の宛名の書き方その1は、「ビジネスでは苗字プラス「社長」が一般的」です。社長宛に社内メールを送ろうと思った時に、「敬称はどのように書けばいいのか？」と迷ってしまった経験がある人もたくさんいることでしょう。実際、これはとても難しい話なのです。
というのも、会社によって考え方が違う場合があるためです。しかしこれまでご紹介してきたとおり、一般的なビジネスマナーとして言えば、社長というのはそれだけで敬称になります。そのため、「社長様」とするのは二重の敬称になるため、この使い方は誤りだと言うことができます。
そのため、「社長の苗字」にプラスして「社長」という敬称を付けて送れば、一般的なビジネスマナーとしてはまず間違いないでしょう。この書き方に違和感がある場合は、「社長○○○様」とすれば大丈夫です。これは間に名前が入ることで、二重に敬称を使うことを避けており、この書き方であれば問題はないのです。
社内文書での社長の宛名の書き方②先輩たちに合わせていれば問題はない
社内文書での社長の宛名の書き方その2は、「先輩たちに合わせていれば問題はない」です。先ほど少し触れましたが、会社によっては、独自のやり方があるというところも少なくありません。これまでご紹介してきた方法でメールを送れば間違いはありませんが、一番いいのは、会社の先輩や上司たちに合わせるという方法です。
この方法であれば、「正しいか？間違いか？」で頭を悩ませる必要も、時間を無駄にする必要もありません。実際にその敬称で社内文書を作成している先輩や上司たちが何も言われていないのであれば、そのやり方は、その会社で受け入れられている方法だということができます。そのため、同じようにしておけば問題はないのです。
もし社内文書で社長の宛名の書き方に困っている人がいたら、先輩や上司に確認をとってみるといいでしょう。一般的なビジネスマナーはもちろん大切ですが、その会社に属している以上、ある程度はそこのやり方に従っておいた方が無難な場合があります。社内の社長の宛名書きも、その内の一つだと言うことができます。
社長にあてたメールでは「殿」ではなく正しい敬称を使おう
宛名の書き方に頭を悩ませる人も多い「社長へメールを送る場合の宛名の書き方」ですが、これまでご紹介してきたように、ポイントさえ押さえてしまえば決して難しいことではありません。そして、一度このビジネスマナーを覚えてしまえば、この先もずっと活用していくことができるものなのです。
社長はもちろん、それ以外の人に対しても、仕事でメールを送るという人は多いことでしょう。社会人として、正しいビジネスマナーを身に付けることは、とても重要です。意外とできていない人も多い中でしっかりとしたビジネスマナーが使えれば、あなたに対する相手の評価も上がることでしょう。
社長にあてたメールには「殿」ではなく、正しい敬称を使うようにしていきましょう。またこちらの記事では、今回ご紹介した「宛名」の他にも、ビジネスメールを送る時のマナーについてご紹介しています。実際に使うことも多い言葉ですので、この機会にぜひチェックして、自分のビジネスメールのレベルを上げていきましょう。
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