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留守番電話の応答メッセージ例文10選|ビジネスの録音はどうやるの?

更新:2019.06.21

会社用の留守番電話におすすめな応答メッセージについて取り上げていきます。おすすめな留守番電話応答の例文として営業時間外に使えるメッセージや、受付時間外の留守番メッセージ、話中のときに使える応答メッセージなど詳しく紹介します。

留守番電話のメッセージを自分で録音するには?

会社用の電話でも留守番電話の声の吹き込みができる

ビジネス

留守番電話のメッセージを自分で録音するのは、ご家庭の電話機やスマホだけと思いがちですが、実は会社用の電話でも留守番電話の声の吹き込みができます。会社用の電話ではシステム管理者が利用する電話にのみ、留守番電話の応答メッセージを録音することができます。

ビジネス用の電話で録音するには、応答ガイダンスメッセージ録音や、留守番電話メッセージ録音などを選び、受話器に向かって留守番電話の応答メッセージを録音すると、登録することができます。

担当部署への留守番電話メッセージを使い分けることができる

ビジネス

ビジネス用の留守番電話応答メッセージは、担当部署への留守番電話メッセージを使い分けることができます。ビジネス用留守番電話を2回線に分けれるサービスがあり、総務部と人事部の留守番電話メッセージを使い分けたりすることができます。

以下の記事では、ビジネスシーンでよく使われる「重ねてお礼申し上げます」の意味と使い方や、例文について紹介されています。シーン別の例文もありますので、こちらの記事もぜひ参考にしてくださいね!

ビジネス用の留守番電話おすすめ応答メッセージ10選

ビジネス用留守番電話応答おすすめメッセージ①臨時休業用例文

電話

ビジネス用留守番電話おすすめ応答メッセージ1つ目は、臨時休業用例文です。会社都合の休みの時などに利用するメッセージです。「本日は臨時休業とさせていただいております」や、「恐れ入りますが、改めてお掛け直しください」が一般的なメッセージの文言です。

「恐れ入ります」という丁寧語をメッセージに入れることによって、お客様や取引先にお詫びの気持ちを伝えられ、「お電話ありがとうございました」と最後に添えることで、電話をかけてくれた相手へ感謝の気持ちを伝えることができます。

POINT

ビジネス用留守番電話おすすめ応答メッセージ①臨時休業用例文

本日は臨時休業とさせていただいております。恐れ入りますが、改めてお掛け直しください。 お電話ありがとうございました。

ビジネス用留守番電話応答おすすめメッセージ②営業時間外用例文

電話

ビジネス用留守番電話応答おすすめメッセージ2つ目は、営業時間外用例文です。営業時間外に電話をかけてくれたお客様や取引先に対し、営業時間をお知らせしたり、営業日をお知らせすることができます。

営業時間外メッセージの例文としては、「 申し訳ございませんが、ただいまの時間は営業時間外となっております」や、「営業時間は平日の午前~時から午後~時までとなっております」と、営業時間を伝えるのが適しているでしょう。

営業時間外の旨の説明の前に「申し訳ございませんが」という文言をつけることにより、営業時間外に電話をくれたお客様や取引先に対し、お詫びの気持ちを伝えることができます。

POINT

ビジネス用留守番電話応答おすすめメッセージ②営業時間外用例文

申し訳ございませんが、ただいまの時間は営業時間外となっております。営業時間は平日の午前~時から午後~時までとなっております。恐れ入りますが、改めてお掛け直しください。

ビジネス用留守番電話応答おすすめメッセージ③会話録音用例文

会話

ビジネス用留守番電話応答おすすめメッセージ3つ目は、会話録音用例文です。通販のカスタマーセンターや、カード会社の問い合わせの電話などによく使われます。会話録音用の例文としては、「このお電話はサービスの向上のため、お客様との会話を録音しております」や、「予めご了承ください」です。

お客様や取引先に伝えて了承してもらうため、オペレーター対応をしてもらう前に会話録音をしてる旨の音声を流します。会社側のサービス・品質の向上や、問い合わせ対応のために録音していることが多くあるためです。

POINT

ビジネス用留守番電話応答おすすめメッセージ③会話録音用例文

このお電話はサービスの向上のため、お客様との会話を録音しております。予めご了承ください。

ビジネス用留守番電話応答おすすめメッセージ④お話中用例文

電話

ビジネス用留守番電話応答おすすめメッセージ4つ目は、お話中用例文です。電話が込み合っている時に、待たせているお客様や取引先に対し、お詫びの気持ちも含めた応答メッセージになります。例文としては「ただいま電話が込み合っております」や、「しばらくたってからお掛け直しください」です。

POINT

ビジネス用留守番電話応答おすすめメッセージ④お話中用例文

ただいま電話が大変込み合っております。恐れ入りますがこのままお待ちいただくか、しばらくたってからお掛け直しください。

ビジネス用留守番電話応答おすすめメッセージ⑤連休用例文

休み

ビジネス用留守番電話応答おすすめメッセージ5つ目は、連休用例文です。会社の休日の場合にこのメッセージを使います。応答メッセージの例文として、「 ただいま(休暇理由)のため受付をお休みしております」や、「~月~日より通常営業を開始いたします」と、通常営業日をお客様や取引先などに伝えると良いでしょう。

さらに詳しく案内する場合は、「恐れ入りますが、~月~日午前~時以降に改めてお掛け直しください」と、通常営業日と営業時間を伝えると良いでしょう。

POINT

ビジネス用留守番電話応答おすすめメッセージ⑤連休用例文

ただいま(休暇理由)のため受付をお休みしております。~月~日より通常営業を開始いたします。恐れ入りますが、~月~日午前~時以降に改めてお掛け直しください。お電話ありがとうございました。

ビジネス用留守番電話応答おすすめメッセージ⑥接続先振分け用例文

電話

ビジネス用留守番電話応答おすすめメッセージ6つ目は、接続先振分け用例文です。会社の担当部署が多い場合など、担当部署への振り分けに使う応答メッセージです。応答メッセージの例文としては、「ガイダンスに従って、ご希望の番号を押して下さい」と案内することが一般的です。

POINT

ビジネス用留守番電話応答おすすめメッセージ⑥接続先振分け用例文

ガイダンスに従って、ご希望の番号を押して下さい。ガイダンスの途中でも操作可能です。

ビジネス用留守番電話応答おすすめメッセージ⑦受付時間終了用例文

電話

ビジネス用留守番電話応答おすすめメッセージ7つ目は、受付時間終了用例文です。お客様や取引先などに、受付時間の終了を案内する応答メッセージです。例文としては、「本日の受付は終了いたしました」や、「通常の営業時間は午前~時から午後~時となっております」と、通常の営業時間を案内するのが一般的です。

POINT

ビジネス用留守番電話応答おすすめメッセージ⑦受付時間終了用例文

本日の受付は終了いたしました。なお、通常の営業時間は午前~時から午後~時となっております。 またのご利用をお待ちしております。

ビジネス用留守番電話応答おすすめメッセージ⑧ダイヤル回線向け用例文

ダイヤル

ビジネス用留守番電話応答おすすめメッセージ8つ目は、ダイヤル回線向け用例文です。ダイヤル回線の電話を利用しているお客様や取引先に対し、案内する応答メッセージです。例文としては、「ダイヤル回線の方は、トーンボタンを押してから操作してください」というのが一般的です。

POINT

ビジネス用留守番電話応答おすすめメッセージ⑧ダイヤル回線向け用例文

ダイヤル回線の方は、トーンボタンを押してから操作してください。 操作方法がおわかりにならない場合はオペレーターにおつなぎいたしますので、そのままお待ち下さい。

ビジネス用留守番電話応答おすすめメッセージ⑨受付期間終了用例文

電話

ビジネス用留守番電話応答おすすめメッセージ9つ目は、受付期間終了用例文です。キャンペーンなどの受付期間が終了したときに使えるメッセージです。例文としては、「キャンペーンの受付は~月~日をもって終了いたしました」や、「たくさんのご応募、どうもありがとうございました」という文言が適しているでしょう。

POINT

ビジネス用留守番電話応答おすすめメッセージ⑨受付期間終了用例文

お電話ありがとうございます。キャンペーンの受付は、~月~日をもって終了いたしました。 たくさんのご応募、どうもありがとうございました!

ビジネス用留守番電話応答おすすめメッセージ⑩担当者不在時受付用例文

電話

ビジネス用留守番電話応答おすすめメッセージ10個目は、担当者不在時受付用例文です。会社の部署の担当者に直接つながる電話に用いると良いでしょう。

例文としては、「申し訳ございませんが、ただ今の時間は担当者は席を外しております」や、「後ほど担当者よりご連絡いたしますので、お手数ですがお名前・お電話番号・ご用件を録音してください」が適しているようです。

POINT

ビジネス用留守番電話応答おすすめメッセージ⑩担当者不在時受付用例文

こちらは(会社名)です。申し訳御座いませんが、ただ今の時間は担当者は席を外しております。 後ほど担当者よりご連絡いたしますので、お手数ですがお名前・お電話番号・ご用件を録音してください。

以下の記事では、よろしくお伝えくださいの意味や使い方について紹介しています。会社で使用するときの注意点も詳しく載ってますので、こちらもぜひ参考にしてくださいね!

会社に適した留守番電話応答メッセージを録音しよう!

ビジネスシーンでの留守番電話応答メッセージの種類はたくさんあることがわかりましたね。また、会社用の電話でも、留守番電話の応答メッセージを録音することができることもわかりました。会社に適した留守番電話の応答メッセージを登録してみましょう!

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