Large thumb shutterstock 529005178

退会届の書き方は?脱会理由やメールの例文と送付状や封筒の書き方も

更新:2021.03.25

習い事や町内会など大人になってもお付き合いが必要です。そんなときの退会届の書き方をちゃんと理解していますか?退会理由や書き方、メールで報告するときはどうするか例文を使って詳しく説明していきます。いざとなったときに困らないようにしっかり覚えておきましょう。

退会届の書き方のコツは?書くべき内容は?

①専用紙かビジネス書式を使う

専用紙かビジネス書式を使う

退会届の書き方のコツは専用紙かビジネス書式を使うことです。退会届は履歴書などと同じように専用紙が用意されています。なかなか目にする機会がないかもしれませんが、正式にはこちらを使うことが良しとされています。ない場合にはビジネス書式を活用しましょう。

入会するときにしっかりとした手順を踏んでいる場合は特に退会手続きも段取りを押さえておきましょう。突然退会届を送りつけたりするのは失礼に当たります。口頭で辞めたい旨を話して双方理解したうえで進めるとトラブルを避けることができます。一般常識として理解しておいてください。

手書きで書いてもいいですし、パソコンで作成しても問題ありません。ワードやエクセルを利用することで間違いのない書式を使うことができます。テンプレートなどもうまく活用しながら準備をしておきましょう。メールは表情が見えないのでしっかり文章を組み立ててください。

②書くべき内容は名前・退会日・提出日・退会理由

名前・退会日・提出日・退会理由

退会届の書くべき内容は名前・退会日・提出日・退会理由です。こちらはすべて書くようにしましょう。まずは名前です。もし子供の習い事を辞めるときに親が代筆で書く場合には必ず本人と責任者または保護者という名目で記入しておきましょう。誰が退会するのかはっきりさせる必要があります。

退会する日と提出する日が同じであればいいのですが、いつ付けでやめるのかを確実に伝える必要があります。会費のこともありますし、手続きをしないといけない場合もありますので、直接渡せず郵送になるときには日付のチェックを怠らないようにしましょう。

最後に退会理由です。どうしてやめることにしたのかを伝えなければなりません。いろんな原因があるとは思いますが、「一身上の都合」というのが一番差し障りがなりでしょう。誰かともめたり、問題定義だけになると最後のイメージが悪くなるので控えたほうがいいです。

③直接渡さない、またはメールの方がいい場合もある

メールの方がいい場合もある

退会届は直接渡さないまたはメールの方がいい場合もあります。クラブや趣味の習い事であれば、退会届まで用意せずに電話やメールだけで済むこともあるかもしれません。日ごろの連絡の取り方によって変わってきますので、先輩や責任者の人にあらかじめ確認しておいてください。

一般的には直接渡しに行くのがおすすめです。最後の挨拶になりますが、人によっては今後も近所付き合いなどがあるかもしれません。今までの感謝の気持ちを伝えるチャンスにもなります。辞めたくて辞めたい人ばかりではないと思いますので、菓子折りなどを用意して伺うと復帰するときも気兼ねなくできます。

直接伺えずにメールや郵送になる場合には前もって伝えておきましょう。誰に送るかも肝心ですが、いつ見てくれたか確認しにくいというデメリットもあります。しかし町内会など大きな規模になると内容証明郵送にするほうがしっかり受けとってもらえる可能性があります。

上手な退会理由は?

理由①一身上の都合

一身上の都合

上手な退会理由の1つ目は一身上の都合によりです。ビジネス用語で、退職などの際にも良く使われています。漠然とした理由しかない・なんて書いていいかわからない人にはおすすめです。これ以上突っ込んで理由を聞かれることはないので安心です。

辞めるには人それぞれの理由があります。「そんな理由でやめるの?」と思われることもあるかもしれませんし、理由によっては引き留められたり、今後のお付き合いに影響することもあるかもしれません。そういった事態を引き起こさないためにも一回でしっかり話を付ける必要があります。

体調が悪い・子供の面倒を見ないといけないなどの理由にするとみんな同じ状況でしているのにと悪い印象を持たれてしまう可能性があります。ばれてしまうような嘘をつくと後々もっと困ることになりかねないので、控えましょう。

理由②経済的に難しい

経済的に難しい

上手な退会理由の2つ目は経済的に難しいことです。何にでもお金はかかってくるでしょう。少なくても毎月払っていると馬鹿になりません。周りから裕福に見えるような過程であればこの理由は通らないかもしれませんが、理由の一つとしては使いやすいです。

実際に経済的に厳しいと考えている人が大半だと思います。子供の習い事であれば将来のためにも無理して工面する人もいますが、大人になってからの趣味や習い事は余裕があるからこそするのであって、いつ辞めても本来はいいはずです。ですが地域社会の集まりはそうはいきません。

特に町内会などは難しいでしょう。強制ではないはずなのですが、なんとなく暗黙の了解で入会している人が多いはずです。最初は断りにくいかもしれませんが、途中で退会する方がもっと大変です。後々のことを考えて必要でないものはしっかり断ることも必要です。

理由③親の介護や仕事で時間が取れない

親の介護や仕事で時間が取れない

上手な退会理由の3つ目は親の介護や仕事で時間が取れないことです。経済的な理由の次に時間がないことが原因の多くを占めているでしょう。男性には理解がありますが、女性はそうとは限りません。しかし家事をしながら仕事も務めている女性であれば月に1回であっても時間を作るのは難しいです。

同居している過程であれば介護が必要なこともあるでしょう。同じような状況でも入会している女性もいるかもしれません。まだまだ始めたばかりで慣れていないなど続けたいがやむを得ない気持ちを伝えましょう。同居していない夫婦は絶対使わないようにした方がいいです。

理由④子供に意欲がない

子供に意欲がない

上手な退会理由の4つ目は子供に意欲がないと伝えることです。こちらは子供が習い事をしている場合の理由です。最近の小学生は英語や水泳・ピアノなどたくさん習い事をしているようです。自分から習いたいと懇願したとしても途中で飽きてしまうことは良くあります。

本人にやる気が感じられなくなったら続けている意味がありません。特に自宅から遠い場合には両親が送り迎えをする必要があります。そこを無理やり通わせることは親にも負担になりますので、子供の率直な気持ちを伝えながら退会したい旨を伝えましょう。

場面別の退会理由の例文は?

例文①習い事を辞める

習い事を辞める

場面別の退会理由の例文。「○○様。いつもお世話になっております、○○です。今までご丁寧なご指導を頂戴しましたこと心より感謝しております。この度時間の余裕が取れなくなってしまい、○月○日退会することを決意いたしました。今後またご縁がありましたら、どうぞよろしくお願いいたします。」

場面別の退会理由の例文。「○○様。いつもお世話になっております、○○です。この度経済的な理由によりこちらの教室を辞めさせて頂きたいと考えております。急な申し出でもご迷惑をおかけいたしますが、手続等よろしくお願いいたします。とても楽しい時間を過ごせました。ありがとうございました。」

例文②町内会からの脱会

町内会からの脱会

場面別の退会理由の例文。「○○町内会。代表○○様。お世話になります、○○です。この度一身上の都合により○月○日付けで脱会したくご連絡いたします。今までありがとうございました。皆様にはご迷惑おかけいたしますが、今後とも何卒よろしくお願いいたします。」

場面別の退会理由の例文。「○○町内会。代表○○様。お世話になります、○○です。この度母の介護に手を取られるため参加することが難しくなりました。ご迷惑をおかけするばかりでしたが、勉強させて頂くことが多くいろんなものが身につきました。ありがとうございました。つきましては退会手続きをお願いいたします。」

例文③PTA役員を降りる

PTA役員を降りる

場面別の退会理由の例文。「○○小学校PTA。会長○○様。お世話になります、○○です。この度一身上の都合により役員を辞めさせて頂きたいと思います。ほかの皆様には多大なるご迷惑をおかけしてしまうかもしれませんが、どうぞご理解の方よろしくお願いいたします。」

場面別の退会理由の例文。「○○小学校PTA。会長○○様。お世話になります、○○です。なかなか時間が取れず皆様の足を引っ張ることになりますので、○月○日付けで役員の席を開けさせていただきます。たくさんの手ほどきを頂きましたこと感謝しております。ありがとうございました。」

退会届の送付状や封筒の書き方は?

書き方①封筒の宛先は様・御中

封筒の宛先は様・御中

退会届の送付状や封筒の書き方の1つ目は封筒の宛先は様・御中にすることです。当たり前に感じている人もいるかもしれませんが、ビジネス用と同じ考え方でいいでしょう。一般常識としても押さえておいて損はありません。個人宛は様・会社や事業所あては御中にしましょう。

習い事の先生や、会長など統括している人がいるのであれば宛先は明確になります。メールなら問題ありませんが郵送は必ずその人に届くように明記しておきましょう。町内会などの誰が取りまとめているかわからないときは担当者、もしくは代表者と書くのが一般的です。

書き方②名前・住所・連絡先

名前・住所・連絡先

退会届の送付状や封筒の書き方の2つ目は名前・住所・連絡先を書くことです。差出人のところに忘れずに記しておきましょう。名前だけを書く人が多いかもしれませんが、履歴書と同じように用意するのが無難です。何か書類が返送されることもありますし、電話がかかってくることもあるかもしれません。

手続きを円滑に進めるためにもお互いの住所がわかるようにしましょう。郵送で送る場合には相手がちゃんと受け取ったか知るためにも簡易書留か内容証明郵送で送ることをおすすめします。メールの場合も住所や連絡先を書いておいてください。

書き方③重要書類在中

重要書類在中

退会届の送付状や封筒の書き方の3つ目は重要書類在中と書くことです。簡易書留で送るのであれば問題ないかもしれませんが、普通郵便で送るのであれば赤字で「重要書類在中」と明記しておいてください。配達員ももちろんですが、受取人も大切に保管してくれます。

書き方④退会願いと書く

退会願いと書く

退会届の送付状や封筒の書き方の4つ目は退会願いと書く場合があることです。主に役職があったり責任のあるポジションにいる場合は退会届になりますが、一般職員などが辞めるときは退会願で問題ありません。特に問題になることではありませんが、覚えておきましょう。

退会届はビジネスマナーを守って書きましょう

ビジネスマナー

退会届はあまり書くことは多くないでしょう。だからこそ書き方がわからない人も多いはずです。書き方がわからないままずるずると辞めれずにいる人もいるかもしれません。ビジネスマナーを活用すればきれいに書くことができます。忘れてはいけないのは感謝の気持ちです。

退会日・名前・退会理由ももちろん必要なのですが、人と人との関わりなので今後の付き合いに影響しないように文章を作りましょう。直接会える人やメールを送れる人にはお礼を言えると今後もいい関係になれます。マナーや例文について知りたい人はこちらの記事もご覧ください。

WRITER

avatarImage
BELCY編集部

●商品やサービスを紹介いたします記事の内容は、必ずしもそれらの効能・効果を保証するものではございません。
商品やサービスのご購入・ご利用に関して、当メディア運営者は一切の責任を負いません。