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会社で内示が出たらする事7つ|辞令との違いや上司へ挨拶のタイミングも

更新:2019.06.21

会社の人事異動の内示と聞いて、心躍る人もいれば不安に胸を押しつぶされそうになる人もいるでしょう。 でも考えてみて下さい。 内示とは何なのか、意味を知っていますか? 辞令との違い、上司への挨拶のタイミングなど知らないことだらけですよね。 異動の時期になる前に、内示について知っておきましょう!

内示の意味や辞令との違いとは?

内示の意味|人事異動の事前通知のこと

ひそひそ話

内示とは「人事異動の内容を事前に口頭で伝えること」を意味しています。正式な異動の通知は文書で渡されることが多いですが、内示は口頭で上司から伝えられることが多いようです。なぜ内示があるかと言いますと、部署の異動なら転勤がある可能性は少ないですが、別の支店などに異動となれば引っ越しが必要です。

荷物の整理やお子さんがいれば子供の学校の手続き、役所への届出など引っ越しの準備に時間がかかるため事前に伝える会社がほとんどです。心の準備期間としても必要な期間です。その他にも、異動となれば後任者への引継書を作ったり、会社のデスクの整理、中途半端な仕事の処理など仕事面でもやることが多いです。

正式発表前に内示期間を設けることにより、異動前にやるべきことを片付けることができます。基本的に正式発表の1ヶ月前に伝えられることが多いですが、会社によってルールや方針が多少違うかもしれません。

内示とは|原則口外禁止!

口外禁止!

内示とは「原則口外禁止」とされています。会社内ではとくに問題ないかと思いますが、原則会社外への口外を禁止としている会社も多いです。その理由に内示の段階では、イレギュラーではありますが、どうしても内示を受け入れられない場合、上司に相談する場合もあるからです。

人を動かすことなので受け入れてもらえるかは分かりませんが、内示から正式発表の期間で人事異動の内容が変わることもあります。会社内での情報なら問題ないのですが、会社外までに広まっていれば本人の立場もありますから、正式に口外していい時期まで黙っておく必要がありそうです。

内示と辞令の違いについて

会社員

内示と辞令という言葉はよく聞きますが、内示と辞令の違いについて皆さんはご存知でしょうか。内示についてはすでに紹介した通りですが、辞令とは「人事異動の文書」のことです。内示は口頭なのに対して辞令は文書です。これが一番大きな違いでしょう。

辞令を会社の掲示板などに貼る場合や通知書として上司から手渡されることもあります。人事異動以外にも昇給や昇進について文書で通知することも辞令と呼ばれています。会社によって通知の方法は違いますが、内示とは違って辞令は正式発表であるため、取り消すことができないという違いがあります。

人事異動の時期といえば、送別会や歓迎会など飲み会が多くなる時期でもあります。異動の当人ともなれば大勢の前で話す機会もあるのではないでしょうか。そんな時の参考に以下の記事もぜひご覧ください。進行や乾杯の音頭についてなど会社での飲み会で役に立つ情報がたくさん紹介されています。

内示が出る時期は?

内示がでる時期①1ヶ月前

カレンダー

内示ができる時期として一番多かったのが「1ヶ月前」です。1ヶ月あれば引っ越しや引き継ぎの準備期間として十分あること、心の準備がある程度できることから1ヶ月としている会社が多いです。それより以前に異動についての打診がある場合もあるようです。

内示がでる時期②2週間前

スケジュール

内示がでる時期として2番目に多かったのが「2週間前」です。この2週間前の内示は管理職など偉くなればなるほど内示のタイミングが遅いという結果が出ています。部下の内示が終わってから上司の内示を行うためか、会社に長く勤務しているから引き継ぎや引っ越しに慣れていると考えられているのか定かではありません。

2週間前が内示だと分かっている人は、なんとなく引っ越しがありそうだなと準備をすでにはじめていることもあるようです。2週間前だと心の準備ができないまま、気づいたら異動していたなんてこともありそうですね。

偉くなればなるほど内示のタイミングが遅いと紹介しましたが、出世する人はどのような人なのでしょうか。仕事ができるようになりたい、出世したい、そんな願望があるサラリーマンにぜひ読んでいただきたい記事は以下の出世する人の特徴についての記事です。ぜひ参考にしてみてください。

内示がでる時期③2ヶ月前

予定表

内示がでる時期として3番目に多かったのが「2ヶ月前」です。2ヶ月前だとまだ先のような気になってしまいますが、この時期に内示がある会社もあります。引っ越し業者の手配や引き継ぎの期間など前もって準備を行うことができ、引っ越し代も早割りで手配できたりと2ヶ月前に内示があると助かりますね。

会社で内示が出たらする事7つ

会社で内示が出たらすること①上司への挨拶

挨拶まわり

会社で内示が出たらまずすることは「上司への挨拶」です。まずは異動情報を教えてくれた上司に「承知しました。ありがとうございます。」と簡単に一言伝えましょう。その後に他にも挨拶するべき上司がいれば挨拶をしてまわりましょう。会社によって方針があると思うので、分からない場合は事前に先輩に確認をしましょう。

内示の段階で会社内には口外してもいいのか、会社外にも口外していいのか、人事異動は機密情報でもあるため間違って口外しないために細心の注意をする必要があります。上司への挨拶は、内示を受けたことへの報告の意味もあるため、上司から先輩、同期へと伝える順番を間違えないように気を付けましょう。

会社で内示が出たらすること②人事異動先への挨拶

挨拶

会社で内示が出たらすること2つ目は「人事異動先への挨拶」です。これは、会社内では公表しても良い会社の場合ですが、異動先の上司へ「〇月からお世話になります、○○です。よろしくお願いします。」と伝えましょう。

同じ建物内などすぐに行ける場合は直接出向き、支店が違うなど場所が違う場合は電話で取り急ぎ内示をもらったことを電話で伝えましょう。連絡がないと実際に内示を受け入れたのか分からないため、会社の暗黙のルールとして行われていることが多いです。

会社で内示が出たらすること③引継書の作成

引継書の作成

会社で内示が出たらすること3つ目は「引継書の作成」です。これも大事な字ごとの一つです。後任者が分からなくならないように引継書を準備しましょう。また、片づけることができる仕事は処理してから後任者へと受け渡すのがルールです。引継書と併用して仕事の後片付けも行うようにしましょう。

代々受け継がれている引継書があり、内容が古いものを更新するだけでいい場合もあるので、そこまで時間がかからない作業かもしれません。分かりやすい引継書を作り、後任者へと引き継ぎをしっかり行いましょう。

会社で内示が出たらすること④引っ越しの準備

荷物整理

会社で内示が出たらすること4つ目は「引っ越しの準備」です。会社での業務とはまた別に、引っ越しがある場合は引っ越し業者の手配・荷物の整理・役所関係の手続きなどするべき作業がたくさんあります。一番優先するべきことは引っ越し業者の手配です。繁忙期の異動の場合は特に遅くなればなるほど業者の手配ができません。

引っ越し業者が決まらなくて引っ越しが遅れてしまうなんてことのないように準備をしましょう。会社によっては提携している引っ越し業者にまとめてお願いしてくれる場合もあるようなので、一概には言えませんが、引っ越しの準備も併用して行う必要が出てきますね。

会社で内示が出たらすること⑤役所関係の申請

書類のチェック

会社で内示が出たらすること5つ目は「役所関係の申請」です。これも引っ越しがある人の場合の手続きですが、役所関係の申請は会社では行ってくれないため、必要な書類を必ず出すようにしましょう。役所関係以外にも、郵便局への転送依頼やもろもろの住所依頼などやることはたくさん出てくるはずです。

引っ越し前から準備できるもの、引っ越し先でしか手続きできないもの、様々あるので事前に確認をして漏れのないように手続きを行いましょう。分からない場合は役所に電話などで問い合わせを行えば教えてくれます。

会社で内示が出たらすること⑥異動先での引継ぎ

挨拶

会社で内示が出たらすること6つ目は「異動先での引継ぎ」です。自分が後任者へ引き継ぎを行うように自分も前任者から引き継ぎを受けなくてはなりません。実際に挨拶も兼ねて新しい支店などに引き継ぎに行くこともあるし、紙やデータであるのみで直接の引き継ぎがない場合もあります。

勤務している会社の方針に基づいて引き継ぎも受けるようにしましょう。分からないことを聞きやすいように前任者の新しい所属についても確認しておくとベストです。

会社で内示が出たらすること⑦会社デスクの整理

会社デスク

会社で内示が出たらすること7つ目は「会社デスクの整理」です。これはもう異動直前の作業と言えるでしょう。引き継ぎがある程度終わり、中途半端な仕事の処理が終わったら次の人が使いやすいように不必要な書類はシュレッダーする、見やすいように書類をファイルにまとめるなど身の回りの整理を行います。

これはマナーとして必要なことなので、次の人に座りたくないなと思われないようにデスクまわりは書類だけでなく、ホコリなどもキレイに掃除してから受け渡してあげることがよいでしょう。

内示を受けてまず始めに行うことが挨拶まわりだと紹介しましたが、電話で挨拶を行う場合「内示を受けたのでご連絡させていただきました」と伝えるのは正しい敬語でしょうか。敬語の使い方がおかしいと思われないためにも以下の記事で使い方が正しいか間違っているか読んでみてはいかがでしょうか。

人事異動先の上司や元の上司への挨拶のタイミングは?

上司への挨拶のタイミング①内示を受けてすぐ

お世話になりました

上司への挨拶のタイミング1回目は「内示を受けてすぐ」です。上司へ挨拶するタイミングは何度かありますが、まずは内示を受けてすぐ内示を受けたことの報告として挨拶を行いましょう。これは現所属だけでなく異動先の所属どちらとも挨拶が必要です。間違っても同期や後輩などに先に報告しないように気を付けましょう。

上司への挨拶のタイミング②引き継ぎや挨拶で新所属に行ったとき

菓子折り

上司への挨拶のタイミング2回目は「引継や挨拶で新所属に行ったとき」です。2回目の挨拶のタイミングとしては、新しい所属に事前に行く機会があればそのときです。手土産として新所属の人数分菓子折りを持参しても良いでしょう。

まず始めに一番上の上司から「〇月から○○に異動になりました○○と申します。よろしくお願いします。」と自己紹介もしつつ名前を覚えてもらえるような挨拶を行いましょう。もちろん、引き継ぎにいつ行くか現所属の上司に伝えることも忘れないようにしてくださいね。

上司への挨拶のタイミング③勤務最終日または勤務初日

電話で挨拶

上司への挨拶のタイミング3つ目は「勤務最終日または勤務初日」です。現所属の場合は、その所属での勤務最終日に「お世話になりました。」と必ず挨拶を行います。同じ会社内なので、今後またお世話になるかもしれません。上司のことを敬う気持ちを忘れずに「いろいろ教えていただきありがとうございました。」と伝えます。

そして、新所属では勤務初日に上司にまず「本日からお世話になります。よろしくお願いします。」と挨拶しましょう。部署内で紹介されることもあると思いますが、それよりも先に上司が出勤したらすぐ上司のデスクに出向き、挨拶を行う必要があります。最初の挨拶が肝心なのでしっかりと行いましょう。

会社のルールを理解しよう

いかがでしたか?今回は、内示と辞令の意味の違いや人事異動や上司への挨拶のタイミングについて紹介しました。はじめての人事異動だと分からないことも多いと思いますが、会社には会社ごとの方針やルールがあります。組織人として、そのルールに基づいて人事異動の対応を行うようにしましょう。

異動先に挨拶に行くときや勤務初日に手土産を持っていく機会もあることでしょう。以下の記事では、手土産を渡すタイミングや失礼のない挨拶の仕方について紹介しています。気になる方はぜひ参考に読んでみて下さいね。

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