マイナンバーカードのコピーは禁止？会社やバイト先に出す場合
会社やバイト先からマイナンバーを提出されることが当たり前になってきましたよね。コピーを提出して良いのか悩むことも。今回は、そんなマイナンバーカードに関する正しい知識をご紹介します。もう勤務先から提出を求められても慌てなくてすみますよ。
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巷でよく聞くマイナンバーとは？
マイナンバーとはどんな番号のこと？
最近巷でよく「マイナンバー」や「マイナンバーカード」なんて言葉を耳にしますが、この番号がどんなものか知っていますか？簡単に言えば、個人に割り振られた本人だけの番号のことです。一度与えられた番号は生涯変わることはなく、この番号によってさまざまなことがわかるともいわれています。
マイナンバーは本人確認が必要な際に利用できる身分証明となり、ほかにも行政サービスなどの申請時に必要となるものです。しかし一方で副収入などがある人は家族や会社に筒抜けになる恐れもあるだけでなく、その扱いの危険性から制度自体が懸念されているものでもあります。
マイナンバーカードとは
マイナンバーカードとはマイナンバーが記載されており、自分の写真が印刷してあるカードのことです。これは身分証明書の代わりとしても使え、コンビニなどでの年齢確認や契約時の本人確認書類としても利用できます。
ただしマイナンバーカードは待っているだけでは交付されません。マイナンバーカードは通知カードを元に交付手続きを行い、然るべき手続きを取った人にのみ交付されるカードです。そのため免許証などの身分証明書がなく、マイナンバーカードを身分証代わりにしたい人は自ら手続きを行わなくてはいけません。
マイナンバーカードと通知カードの違い
マイナンバーといえば、初めに薄い紙に番号が記載してある「通知カード」というものが自宅に送られてきます。これは自分に対してマイナンバーを知らせるものです。この通知カードは単なる通知だけのものなので、マイナンバーカードと違い身分証として使うことはできません。
ただし会社やバイト先に提出を求められたときにはこちらの通知カードでも代用は可能です。そのため身分証として利用もしないし、マイナンバーカードの必要性を感じられない人はマイナンバーカードを作る必要はありません。
会社やバイト先に提出するマイナンバーカードはコピーOKなの？
どうして会社にマイナンバーを知らせないといけないの？
企業に勤めている人は全員、会社やバイト先にマイナンバーを知らせるようにと通達がきます。これは会社が税の申請や社会保険等の手続きのためにマイナンバーを徴収する義務があるからです。会社やバイト先は義務付けられた仕事のために私たちのマイナンバーを必要としています。
税金や社会保障など、個人に代わって会社が手続きするものにマイナンバーが必要になったため、会社やバイト先はマイナンバーの提出を求めてきます。これを拒むと契約ができなかったり、手続きができないなどのトラブルが発生するので、マイナンバー提出には協力してあげるようにしましょう。
基本的にマイナンバーカードのコピーは禁止
会社やバイト先からマイナンバーの提出を求められても、通知カードやマイナンバーカードをそのまま手渡すわけにはいきません。そのためコピーを提出するように求められますが、基本的にマイナンバーやマイナンバーカードのコピーは禁止されています。ただし企業に提出する場合はこれに限りません。
マイナンバーのコピーを提出しても良い場合
- 会社・バイト先が法律に基づく税や保障の手続をするとき
- 会社・バイト先が災害対策のために特定の事務を行うとき
- 例）会社・バイト先が年末調整や源泉徴収票の作成のために提出を求めるのはOK
マイナンバーのコピーを提出してはいけない場合
- マイナンバーの利用目的が不明確
- マイナンバーの利用目的を確認していない
- 例）どうして提出しなければいけないのかわからないのに提出するのは基本的にダメ
基本的に法律に基づくことであればコピーの提出を求めることはできます。ですが個人や会社・バイト先が法律に基づいてもいないのに他人にマイナンバーの提示・コピーを求めることは禁止されています。会社へのマイナンバーコピー提出は利用目的が法律に則っているのであれば提出は可能です。
必要に応じて提出をしよう
マイナンバーの利用目的がはっきりしている場合には、会社やバイト先にマイナンバー（カード）のコピーの提出を強力するようにしましょう。協力しなかった場合には、面倒な手続きを個人で行うだけでなく、最悪の場合契約更新ができないこともあるでしょう。ですが提出を拒否したからといって罰則を受けることはありません。
ただし会社・バイト先がマイナンバーや通知カードの利用目的を明確にせず、なんのために提出を求めているか不明な場合には提出を拒否することができます。必要に応じてマイナンバーを提出しても平気か見極めるようにしましょう。
心配な場合は必ずマイナンバー担当に確認を取ること
マイナンバーが何に使われるのか不明確だと、何か悪用されてしまうのでは？と心配になりますよね。そうした場合には必ず会社やバイト先のマイナンバー担当者にどういう理由でマイナンバーを使用（提出）するのかを確認するようにしましょう。
多くの企業であれば、確定申告や源泉徴収票作成のためと素直に答えてくれます。しかしなかなか返答をもらえなかったり、とにかくコピーを提出しろと急かしてくるようであれば、少し提出を考えた方が良いでしょう。
使用目的が不明確な場合は提出を拒むことができる
私たちは会社にマイナンバーのコピーを提出する義務はありますが、会社・バイト先のマイナンバー使用目的が不明確・不透明な場合はこれを拒否する権利もあります。ただし使用目的が明確であるなら、拒否するのは個人的に手続きが面倒臭くなるのでおすすめしません。
会社やバイト先がマイナンバーを集めるのは義務という点もありますが、私たちが面倒な手続きをしなくて済むためでもあります。どうして提出しなくてはいけないのか迷った場合には、必ずマイナンバー担当者に連絡・確認し納得したうえで提出するようにしましょう。
使用目的が不明確なのに提出した場合には罰則が課されることも
実はマイナンバーは個人情報が詰まっているからこその罰則があります。これは会社・バイト先側にも当然ありますが、提出する側の私たちに課されることもあるので、無暗に会社・バイト先に提出するべきではないことも事実なのです。
マイナンバーの利用目的が明確でないのに、会社・バイト先に提出した場合には罰則として「懲役は4年以下の罰則。または200万円以下の罰則」が降りかかる恐れがあります。こうした罰則も視野に入れて、使用目的が不明確な場合は必ず担当者に確認するようにしないと自分が危ないので注意しましょう。
提出するマイナンバーカードはコンビニでもコピー可能？
コンビニでのコピーだと記録が残るのでは？
マイナンバーをいざ提出しようとしても、家にコピー機がない人だっていますよね。そうした人はどこでコピーし、提出すればよいのでしょうか？…実はコンビニのコピー機でマイナンバーカードや通知カードをコピーすることができます。多くのコンビニではコピー機が置いてあるので、これで簡単にコピーできてしまいます。
しかしコンビニやコピー機を置いている他のお店だと記録が残るのでは？と心配になりますよね。マイナンバーは自分の貯金や住所、年齢など様々な情報が詰まっています。これらがコンビニのコピー機から流出すると考えると、身近すぎるからこそ怖いとも感じることでしょう。
コンビニの店員が勝手にデータを取り出せないようになっている
コンビニのコピー機については、ある一定時間や容量が満杯になると自動的にデータが消去されるようになっています。またコンビニの店員が勝手にデータを取り出し、持ち出せないようにされているといわれているため、コンビニのコピー機を使ったとしても、マイナンバーが外に漏れる心配は極めて低いでしょう。
こうしたことを理解していれば、会社やバイト先へのマイナンバーのコピー提出も難なく行えそうですね。家にコピー機がある場合と比べてコピー代は10円～20円ほどで済んでしまうのもコンビニでのコピーの良い点です。
注意！マイナンバーカードの取り忘れだけはしないこと
しかしコンビニでのコピーが完全に安全か？と言われれば、是とは言い切れません。それはコピーをし終わったあとに、コピー機からマイナンバーカードや通知カードを「取り忘れ」てしまえば悪用される恐れがあるからです。コピーが完了すると気が緩みやすくなるので、取り忘れだけは気をつけましょう。
マイナンバーカードや通知カードには自分の情報が詰まっています。良心的な人であればコンビニ店員に届け出てくれるでしょうが、中には悪用をしようとする人や店員もゼロではありません。自分の取り忘れという失態で情報が洩れる恐れもあるので、必ずコンビニなどでコピーし終わったらカードの確認をしましょう。
予備のコピーは用意しておかない方が良い
マイナンバーのコピーを提出するときは、何かあったときのために予備分までコピーしておこうと考える人もいるでしょう。しかし予備のコピーはしないことをおすすめします。それはコピーしたことを忘れてコピー用紙が外へ流出する恐れがあるからです。
予備のコピーをしておきたい人の心理や理由
- マイナンバーカードや通知カードを失くしたときの番号確認のため
- 提出を求められたときにすぐに提出できるようにしておきたい
提出を求められたときにいちいちコピーをするのは面倒ですが、予備のコピーを持っておくと、それを失くしたときの情報流出が怖いです。マイナンバーカードや通知カードを紛失しても然るべき手続きを取れば再発行はできるので、なるべく個人情報が流出しそうなデータはコピーであろうとも家に置かない方が良いでしょう。
マイナンバーカードや通知カードを紛失した場合には？
マイナンバーカードを紛失したらすぐに警察や市区町村に連絡を
会社やバイト先にも使用目的を確認し、いざコピーを取ろうとしたところ、紛失したみたいで手元にないなんてことも考えられますよね。万が一マイナンバーカードや通知カードを紛失した場合には、最寄りの警察や市区町村役所に連絡を入れましょう。
通知カードを紛失した場合
- ①警察に「遺失届」を提出する
- ②受理番号を控えておく
- ③管轄の市区町村役所に届け出を出す
マイナンバーカードを紛失した場合
- ①マイナンバーカード利用停止届が必要になるため、個人番号コールセンターへ連絡
- ②警察に「遺失届」を提出する
- ③受理番号を控えておく
- ④管轄の市区町村役所に届け出を出す
通知カードとマイナンバーカードを紛失した場合では若干届け出を出す手順に違いがあるので注意しましょう。特にマイナンバーカードはそのまま証明書として利用される恐れがあるので、紛失が発覚したら速やかに個人番号コールセンター（0570-783-578）へ連絡するようにしましょう。
心配な場合は番号を変えられる
一度紛失してしまうと、情報が誰かに渡ったのではないかと心配になりますよね。実はマイナンバーは紛失した場合には任意で変えてもらうことができます。通知カードや紛失カードの再発行には500円の手数料が必要になりますが、番号変更にはお金はかからないとされています。
心配な番号をそのまま使い続けるよりは、いっそのこと番号を変えてしまった方が安心でしょう。紛失した場合は必ずそのままにせず、警察に「遺失届」を提出し、管轄の市区町村役所への届け出も忘れずに行いましょう。またコピーの提出が遅れる場合にはマイナンバー担当者にその旨をしっかりと伝えておきましょう。
マイナンバーカード・通知カード・コピーについての注意点
マイナンバーカードなどは会社やバイト先でも無暗に見せたりしないこと
マイナンバーカードや通知カードを常日頃お財布などに携帯している人もいるでしょう。しかしこうした個人情報が詰まっているものを会社やバイト先で無暗に他人に見せるのは絶対にやめましょう。「どんなのだっけ？」といわれてホイホイ見せてしまうと、番号を暗記して悪用されることもゼロではありません。
会社からマイナンバーのコピー提出を求められるときには、多くの場合「こんなもののコピーを取ってきてね」という書類が手渡されます。マイナンバーカードや通知カードってどういうものだっけ？と同僚に聞かれたら、もらった書類に書いてある・こんなのだよと言葉で説明するようにしましょう。
コピーしたマイナンバーでも情報が詰まっている
マイナンバーカードや通知カードに記載されているマイナンバーは自分の大切な情報が詰まっています。たかが自分に振り分けられた番号、というわけではありません。マイナンバーが流出すれば個人情報を他人が取り出せるようになってしまいます。
今はあまり身近に感じるものではないマイナンバーですが、これからさまざまな政策が進めばより身近なものに変わる可能性もあります。ただの番号と思わずに、マイナンバーカードや通知カードの保管はきちんと行い、会社やバイト先へのコピー提出は使用目的を確かめてから提出しましょう。
マイナンバー制度をよく知ってトラブルなく提出を済ませよう
マイナンバーって未だ劇的に活躍するもの、というイメージがないので、マイナンバーカードや通知カードも「どこにやったっけ？」という人も多いでしょう。しかしこれを会社やバイト先へ提出するのには理由がありますし、マイナンバーには個人の情報が見えない形で詰まっています。
これからマイナンバー制度がどう変わっていくかは分かりませんが、会社やバイト先に提出を求められる以上どういったものかは最低限知っておく必要があります。マイナンバー制度を理解し、トラブルがないように提出するためにも、自分のマイナンバーカード・通知カードを一度見直してみましょう。
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