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Todoリスト(Todo-list)とは?意味は?

Todoリスト(Todo-list)の意味はやることを書き出したもの

メモ

Todoリスト(Todo-list)の意味はやるべきことを書き出したものです。Todoの直訳はやること、そこからやるべきことと意味が転じていったもので、これからやらなければいけないことをlistにしたもののことを言います。

Todoリストとはタスクリストと期限が違う

時計

Todoリストとはタスクリストと期限が違います。タスクリストは明確な期限があり、その期限までに終了をしなければならないものをlistにしたものです。それに対してTodoリストは先延ばししても大丈夫なもので、今週中など緩やかな時間でやるべきことをlistにしたものです。

Todoリストのメモやカレンダーの作り方のポイント5選!

Todoリストのメモやカレンダーの作り方のポイント①具体的な行動を書く

ノートに記入

Todoリストのメモやカレンダーの作り方のポイント1つ目は具体的な行動を書くことです。企画書を作成するときに「企画書を書く」というメモでは漠然としています。実際にやるべき行動を具体的にlistにしましょう。

Todoリストのメモやカレンダーの作り方のポイント②優先順位をつける

順番をつける

Todoリストのメモやカレンダーの作り方のポイント2つ目は優先順位をつけることです。期限があるものや重要性が高いものなどやることリストに優先順位をつけて、重要でないものは後回しにして大事なものから取り掛かれるようなlistをつくりましょう。

例えば紙に書くときには4等分して左上に一番重要なものや期限が迫っているもの、右上に次に大事な要件や明日までに完了したいこと、左下に1週間以内には終わらせなければいけないもの、右下に期限が迫っていないものというように、優先順位をわかりやすくすると作業に入りやすくなります。

Todoリストのメモやカレンダーの作り方のポイント③短時間でメモをする

時計

Todoリストのメモやカレンダーの作り方のポイント3つ目は短時間でメモをすることです。Todoリストはやるべきことをlistにするものなので、時間をかけてメモしているとその間に終わらせられるものもできてしまいます。時間をかけずに5分以内には作り終えましょう。

またTodoリストは当日の朝に作成するのではなく、前日の夜に作成するのが良いとされています。翌日のやることリストに記入する最重要タスクを3つ考えるということを推奨している専門家もいて、当日の朝にTodoリストを作成する代わりにすぐに仕事ができるというメリットにもつながります。

Todoリストは手書きで作成するときにはメモ帳を使用することが多くなりますが、ノートや余ったメモ帳の仕事やプライベートでの活用法や使い道を紹介した記事でいろいろなノートの使い道もあわせてご覧ください。

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関連記事 ノートの使い道10選!余ったメモ帳に何か書きたい時の活用法・使い方は?

余ったノートやメモ帳はありませんか?何か書きたいけれど思いつかず困って

Todoリストのメモやカレンダーの作り方のポイント④重要なものだけ書く

重要

Todoリストのメモやカレンダーの作り方のポイント4つ目は重要なものだけを書くことです。Todoリストにたくさんのものをメモするのではなく大事なこと・重要な要件だけにして、小さいこと・すぐやれることはその場で終わらせるようにしましょう。

Todoリストのメモやカレンダーの作り方のポイント⑤細分化して記入

分割する

Todoリストのメモやカレンダーの作り方のポイント5つ目は細分化して記入することです。長時間かかるような大きな作業は細分化して一つ一つの作業の期限を短くすることで、忘れることなく確実な作業ができます。

さらに期限だけでなく、所要時間も考えてTodoリストを作成します。ある程度の所要時間が把握できれば、予備の時間を確保することにつながります。実際にかかった時間と照らし合わせると次の仕事にも活かせます。

Todoリスト(Todo-list)の上手な使い方・管理のコツ

Todoリストの上手な使い方・管理のコツ①タスクリストと使い分ける

使い分ける

Todoリストの上手な使い方や管理のコツ1つ目はタスクリストと使い分けることです。期限が決まっているタスクリストと先送りできるTodoリストが一緒になっていると優先順位がわかりづらく、大事なものを見落としてしまうこともあります。仕事の大事な要件などはタスクリストを作りましょう。

Todoリストの上手な使い方・管理のコツ②スマホで管理する

ケータイ

Todoリストの上手な使い方や管理のコツ②スマホで管理することです。毎日手にするスマホにTodoリストを作成しておけば、メモがなくなってしまうことはありません。listの追加や編集も簡単にできるので管理しやすくなります。

iPadのカレンダーやメモアプリの機能を利用すればTodoリストの作成ができます。iPadを便利に利用するための注意点や、便利な使い方とおすすめの活用法、そしておすすめの機能などを紹介した記事を参考にしてください。

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関連記事 iPadの活用方法や使い方は?便利に用途で使いこなす!メモアプリも

iPadを使いこなすことで生活でも仕事でも便利に活用できます。その使い

Todoリストの上手な使い方・管理のコツ③Googleカレンダーを使う

パソコン

Todoリストの上手な使い方や管理のコツ3つ目はGoogleカレンダーを使うことです。パソコンからGmailのGoogleカレンダーを開き「ToDoリスト」からタスクの作成ができます。登録したTodoリストはスマホからも確認できて、タスクの管理がしやすくなります。

GoogleカレンダーにはTodoリストの他にも便利な機能が備わっています。スケジュール管理に困っているときに便利になるGoogleカレンダーの機能の活用法や使い方などをまとめた記事も参考にしましょう。

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関連記事 Googleカレンダーの活用方法や使い方は?カスタマイズ・仕事の予定も

スケジュール管理に苦戦していませんか?もしそうであれば、Googleカ

Todoリストの上手な使い方・管理のコツ④タスクリストにリマインダー

通知

Todoリストの上手な使い方や管理のコツ4つ目はタスクリストにリマインダー機能を付けることです。リマインダーとは事前通知をする機能のことを言い、やるべきタイミングに通知されることによってやり忘れることがなくなります。

Todoリストの上手な使い方・管理のコツ⑤listを一つにまとめる

スマホに記入

Todoリストの上手な使い方や管理のコツ5つ目はlistを一つにまとめることです。紙などにメモする場合とスマホやパソコンなどのデジタルを利用する場合など方法はいろいろありますが、どちらにしてもlistを複数作らないようにすることです。

Todoリストを手書きするのに、メモ帳・手帳・プリントの裏などいろいろなところに書いてしまうと、タスクを見直したりチェックしたりする管理が難しくなります。デジタルツールもアプリやメモ機能を複数使用せずに、一つのツールにまとめることで管理しやすくなります。

Todoリストの上手な使い方・管理のコツ⑥完了したら削除せずにチェック

ペンで書く

Todoリストの上手な使い方や管理のコツ6つ目は完了したら削除せずにチェックをすることです。手書きしたものにはチェックを入れたり線を引いたりして終了したことをわかりやすくしておきましょう。デジタルツールなら完了・進行中・未着手とジャンル分けをするのも良い方法です。

Todoリストの上手な使い方・管理のコツ⑦チームでタスクリストを共有

チーム

Todoリストの上手な使い方や管理のコツ7つ目はチームでタスクリストを共有することです。仕事でタスクリストを使用するときにはチームメンバーがお互いの仕事の進み具合を把握する必要があります。チーム全体でタスクリストを作成して共有すると情報が一元化できて管理しやすくなります。

Todoリストの上手な使い方・管理のコツ⑧スケジュールリストにする

カレンダー

Todoリストの上手な使い方・管理のコツ8つ目はスケジュールリストにすることです。やるべきことをlistにするとタスクが終了せずにストレスになることもあります。やるべきことではなく、スケジュールの中に組み込んでしまえば必ずやることになりタスクも管理しやすくなります。

無印良品の手帳やスケジュール帳はシンプルで使い勝手が良く人気のベストセラーアイテムになっています。無印の手帳やスケジュール帳の使い方やアレンジ法を紹介した記事で自分にあったスケジュール帳選びの参考にしましょう。

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無印の愛称で知られる無印良品の手帳・スケジュール帳が、使いやすいと評判

Todoリストは意味がない?理由と管理しにくいやることリスト例は?

Todoリストは意味がない理由①リストを作って満足してしまうこと

メモを書いている

Todoリストは意味がない理由1つ目はリストを作って満足してしまうことです。やることリストを作ることに時間を割いてまとめたことに満足してしまい、結局リストの内容に手を付けられないということがあります。何も進んでいなくても生産した気分になってしまいます。

Todoリストは意味がない理由②臨機応変な対応ができない

困惑

Todoリストは意味がない理由2つ目は臨機応変な対応ができないことです。やることを決めていても、体調を崩してしまったり、別の仕事を頼まれてしまったりという想定外のことが起こる場合もあります。余裕を持ったTodoリストでない場合はすべてのタスクが見直しになってしまいます。

管理しにくいやることリスト例①時間を考慮していない

時間

管理しにくいやることリスト例1つ目は時間を考慮していないものです。何時間もかかる仕事と簡単に終わる仕事を並列にしてlistを作ってしまうと、重要ではない簡単な仕事をたくさんこなして効率が良い仕事をした気持ちになってしまい、大事な仕事が進んでいないということになる可能性があります。

管理しにくいやることリスト例②listの数が多すぎる

困った

管理しにくいやることリスト例2つ目はlistの数が多すぎるものです。Todolistにたくさんのやることがあると、脳が拒否反応を示したり判断力が鈍ったりすることがあり、やる気が薄れて生産性が悪くなってしまいます。

管理しにくいやることリスト例③すぐやれることもトゥードゥーにしてしまう

時間を見る

管理しにくいやることリスト例3つ目はすぐやれることもトゥードゥーにしてしまうものです。やることリストに重要なものだけではなく簡単に終わるものまで加えてしまうと効率が悪くなるため、すぐやれることはlistに加えずにその場で終わらせるようにしましょう。

管理しにくいやることリスト例④作成方法が一貫していない

迷い

管理しにくいやることリスト例4つ目は作成方法が一貫していないものです。手書きにする場合もデジタルツールにする場合も、作成方法が決まっていなくてたびたび変更したり手書きにした後スマホに入れたりと時間がかかり生産性が損なわれます。手書きとデジタルどちらでも作成方法を一貫させましょう。

管理しやすいTodoリストを作りましょう

メモをとる

Todoリストはやるべきことをまとめたもので、リストを作成することが目的ではありません。大量のタスクをやることリストにしてしまい、作業に取り掛かれないということにならないように管理しやすいTodoリストを作りましょう。

Todoリストは段取りが悪い人にも役立つツールです。無駄を省いてやるべきことだけをまとめたlistなら、段取りが悪い人の仕事の効率を改善するということもできます。段取りが悪い人の特徴やいい人との違い、段取りが悪いことを改善する方法を紹介している記事もあわせてご覧ください。

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