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転職や就活におけるのビジネスメールの基本的なマナーは?

転職や就活におけるのビジネスメールの基本的なマナー①敬語表現

敬語表現

転職や就活におけるのビジネスメールの基本的なマナーの1つ目として、敬語表現が挙げられます。敬語表現が出来ていないと、たとえ内容がしっかり伝わっていたとしても、ビジネスに支障をきたすことでしょう。敬語表現のないビジネス上のコミュニケーションはあり得ない、と言っても過言ではないです。

下記の関連記事はビジネスにおける最低限必要な敬語表現がまとめられています。敬語表現はここで紹介すること以外でも幅広く自分で勉強して、現場で使いながら自分の物にしていくことが大切です。そのため、ビジネスでたくさん経験を積みつつも、知識を身に付けていく努力を積み重ねることが大切です。

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転職や就活におけるのビジネスメールの基本的なマナー②下から行く

下から行く

転職や就活におけるのビジネスメールの基本的なマナーの2つ目として、下から行くということが挙げられます。これは「上から行かない」ということでもあり、また同時に「卑屈になり過ぎない」ということでもあります。人間としての上下関係ということでなく、対顧客に対するマナーとして意識することです。

「お客様は神様です」という言葉がありますが、これは接客業であったり、法人を相手に商売をしている人が意識をするにあたっては非常に大切な心構えであると言えるでしょう。ただし、この言葉を客側が言ってはいけないと思います。客で、お金を払っていれば何をしてもいいということではないのです。

転職や就活におけるのビジネスメールの基本的なマナー③返信しやすい配慮

返信しやすい配慮

転職や就活におけるのビジネスメールの基本的なマナーの3つ目として、返信しやすい配慮が挙げられます。返信しやすい配慮が出来るか出来ないかで、社会人としての資質を見られることになります。そのため、ビジネスメールにおいては「どのように送れば相手が返信しやすいのか」ということを常に意識をすることが大切です。

自分がただ単に一方的に用件を伝えるのではなく「どうしたら相手方が読みやすくなるだろうか」「どうすれば相手がYESと返事を返してくれやすくなるだろうか」ということを常に意識することが大切です。こういった気配りがあるかないかで、ビジネスパーソンとして成功できるかどうかが変わってくるでしょう。

転職や就活におけるのビジネスメールの基本的なマナー④お願いとお礼が基本

お願いとお礼が基本

転職や就活におけるのビジネスメールの基本的なマナーの4つ目として、お願いとお礼が基本であることが挙げられます。これはビジネスマナーの基本と言っても過言ではないでしょう。たとえば「3日前にメールを送っておりますので、確認後に返信をください」というような表現だと丁寧語ですが不躾で失礼に当たります。

「3日前にお送りしたメールはご確認いただいておりますでしょうか。ご多忙のところ恐れ入りますが、お手すきの際にご返信いただけましたらありがたく存じます。何卒よろしくお願い致します」と言った表現で催促をすれば失礼に当たりません。これだと畏まり過ぎている場合もあるので、少し崩してもいいかもしれません。

ちなみに上記例文でも使用していますが「よろしくお願いします」という表現はビジネスにおける必須表現だと言っても過言ではないでしょう。その「よろしくお願いします」の使い方をまとめた関連記事を紹介していますので、こちらも是非確認をしてみてください。参考になる情報が盛りだくさんですよ!

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転職や就活におけるのビジネスメールの基本的なマナー⑤丁寧過ぎる表現で

丁寧過ぎる表現で

転職や就活におけるのビジネスメールの基本的なマナーの5つ目として丁寧過ぎる表現を意識することが挙げられます。ビジネスメールにおいて重要なことは自分がどう感じるかではなく、相手がどう感じるかが大切です。そのため、言葉足らずで相手が失礼と感じてしまうよりも、丁寧過ぎて相手が恐縮するくらいの方がいいです。

丁寧過ぎれば「そんなに堅くならないで」と向こうからお願いされますが、言葉足らずで失礼であれば「あ、そういう人なんだな」と思われて何も言われません。本来であればちょうどいいニュアンスでメールを送るのがいいのですが、社会人経験が浅くその加減が分からない場合は丁寧過ぎる表現を意識するようにしましょう。

日程調整メールの書き方のポイントは?

日程調整メールの書き方のポイント①日時の希望は複数候補で

日時の希望は複数候補で

日程調整メールの書き方のポイントの1つ目として、日時の希望は複数候補で進めることが挙げられます。一つの候補のみで提案をすると、そのピンポイントの日時が相手方の都合に合わない場合は、メールのやり取りが増えることとなり、自分にとっても相手にとっても無駄なやり取りが増えることになります。

日程調整メールの書き方のポイント②希望の日時がアウトの場合の想定もする

希望の日時がアウトの場合の想定もする

日程調整メールの書き方のポイントの2つ目として、希望の日時がアウトの場合の想定もすることが挙げられます。複数の日時を提案したとしても、その日程がすべてアウトである場合もあるでしょう。そのため、その日時がすべてアウトだった時のことも想定することも大切です。その場合は改めて日時の候補を出します。

日程調整メールの書き方のポイント③面接の際に必要な持ち物も質問しておく

面接の際に必要な持ち物も質問しておく

日程調整メールの書き方のポイントの3つ目として面接の際に必要な持ち物も質問しておくことが挙げられます。面接についての日程調整のメールに関してはその後何回もやり取りをしなくてもいいように必要な要素を少ないメールのやり取りで収めることを意識することが大切です。そのために持ち物も質問するようにしましょう。

日程調整メールの書き方のポイント④相手の立場や状況を考えてメールを作る

相手の立場や状況を考えてメールを作る

日程調整メールの書き方のポイントの4つ目として、相手の立場や状況を考えてメールを作ることが挙げられます。メールを送る目的としては日程調整かもしれませんが、その日程調整のメールでもあなたのキャラクターを感じ取ることができます。そのため、ここから面接が始まっていると言っても決して過言ではないのです。



日程調整メールの書き方のポイント⑤前日に面接日時の確認をする

前日に面接日時の確認をする

日程調整メールの書き方のポイントの5つ目として、前日に面接日時の確認をすることが挙げられます。メールでしっかり日程調整が完了していたとしても、念のための確認で前日にもう一度メールを送っておくといいかもしれません。相手にとってのリマインドの意味合いにもなりますし、丁寧で几帳面な印象を与えられます。

日程調整メールの例文は?

日程調整メールの例文①出だしの挨拶

出だしの挨拶

日程調整メールの例文の1つ目として、出だしの挨拶について紹介します。出だしの挨拶についてはまずビジネスの場合は「いつもお世話になっております」「お世話になります」というものを入れます。また、面接の場合は時候の挨拶を入れるといいでしょう。そして、日程調整の連絡である旨を文面に盛り込んでいきます。

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日程調整メールの例文(出だしの挨拶)

いつもお世話になっております。株式会社〇〇の××でございます。この度は先日会議でも議題に上がりました、次回打ち合わせおよび現場視察の日程調整の件についてご連絡でございます。

日程調整メールの例文②面接の希望について

面接の希望について

日程調整メールの例文の2つ目として、面接日時の希望について紹介します。面接の日時希望については候補日を挙げつつも、もしも希望日での面接が難しい場合のことにも触れておくことが大切です。相手方に対してどう感じるかということを、しっかり意識すること、また正しいビジネスマナーを意識することが大切です。

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日程調整メールの例文(面接の希望について)

さて、面接の希望日に付きましては下記の日時を希望致します。もしも下記日時がいずれも難しいようでしたら遠慮なくお申し付けください。再度ご希望に合う形で調整をさせていただけたらと存じます。

日程調整メールの例文③日時の希望を複数候補で送信する

日時の希望を複数候補で送信する

日程調整メールの例文の3つ目として、日時の希望を複数候補で送信するやり方を紹介します。複数候補で希望を出す場合には下記の例文のような形で、改行をしながら提示します。「来週の月曜日の3時」などという送り方はアウトです。何故なら最終的に決める時に日にちを間違ったり、午前午後が分からないからです。

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日程調整メールの例文(日時の希望を複数候補で送信する)

第一希望:2018年12月10日(月)15:00 第二希望:2018年12月10日(月)12:00 第三希望:2018年12月11日15:00

日程調整メールの例文④締めの文章

締めの文章

日程調整メールの例文の4つ目として、締めの文章が挙げられます。締めの文章に関しては相手が忙しいことに触れつつも、返信の期限を添えて「よろしくお願いします」と打つのがいいでしょう。そうすることで、相手への気遣いが伝わり、早く返信しなければならないという認識も芽生えるようになります。

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日程調整メールの例文(締めの文章)

御多忙のところ恐れ入りますが、〇月〇日〇時までのご返信をいただけましたら幸いでございます。何卒、よろしくお願い致します。

日程調整を承諾してくれた際のお礼のメールの例文は?

日程調整を承諾してくれた際のお礼のメールの例文①お礼の書き出し

お礼の書き出し

日程調整を承諾してくれた際のお礼のメールの例文の1つ目として、お礼の書き出しについて紹介します。メールの書き出しについてはまず、いつもお世話になっておりますと打ちつつも、自分の所属を示して名乗ります。そして、シンプルにお礼の旨を書き添えます。

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日程調整を承諾してくれた際のお礼のメールの例文(お礼の書き出し)

いつもお世話になっております。〇〇大学△△学部の××でございます。この度は私の希望した日時にて面接の設定をしていただき、誠にありがとうございます。

日程調整を承諾してくれた際のお礼のメールの例文②お礼の本文

お礼の本文

日程調整を承諾してくれた際のお礼のメールの例文の2つ目として、お礼の本文を紹介します。お礼の本文については面接の日程と時間をしっかりと明記し、それを確認した旨を文章に書き添えます。そして、その日程で問題ない旨も明記します。

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日程調整を承諾してくれた際のお礼のメールの例文(お礼の本文)

面接の日時が来週金曜日12月14日の15:00からである旨、確認させていただきました。その日時にてお伺いさせていただきたく存じます。

日程調整を承諾してくれた際のお礼のメールの例文③お礼の締め

お礼の締め

日程調整を承諾してくれた際のお礼のメールの例文の3つ目として、お礼の締めを紹介します。お礼の締めについては丁寧さと、相手がどう感じるかをしっかり意識した文章にしましょう。パターンはいろいろありますが、例文のようなパターンが卒がなくまとめっていて好感触を相手から得られることでしょう。

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日程調整を承諾してくれた際のお礼のメールの例文(お礼の締め)

それでは当日、〇〇様にお会いできるのを心待ちにしております。この度はご多忙の中、貴重なお時間をいただきましてありがとうございます。何卒、よろしくお願い致します。

日程調整のメールから就活が始まるので送り方をマスターしよう!

日程調整メールから就活が本格的に始まります。そこではもはや相手が学生だから、という寛容な精神はありません。社会人としての対応や常識が見られることになります。そのため、事前にビジネスメールのマナーをしっかりと勉強しておくことが大切です。ここで紹介したことを役立てて、いい就活になればうれしいです!

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