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見積依頼のメールやタイトルのコツは?

ビジネスマナーが整った見積依頼メールの書き方

ビジネスマナーが整った見積依頼メールの書き方

初めて見積依頼メールを書く時に気をつけておきたいのは、メールタイトルと本文がわかりやすい文面であるかという点です。とくにメールタイトルはすぐに内容が把握できる書き方にすることがコツになります。複雑なメールタイトルだと返信が遅くなるので注意です。

また、ビジネスマナーとしては自社が支払う立場であっても、謙虚な姿勢である必要があります。また見積依頼メールにおいて、例え緊急の場合であっても「早急見積もりしてください」といった命令文はビジネスマナーに反するの注意です。

見積依頼メールタイトル語尾には必ず「します」をつけよう!

見積もり

見積依頼メール時のタイトルのコツはシンプルに「見積もりの発注をお願いします」といった、わかりやすい書き方がオススメです。見積依頼メールタイトルは基本的に一目で要件がわかる書き方にする必要があります。その理由としては、メールのタイトルだけで削除したり後回しにしてしまう人も多いからです。

相手を不快にさせない急ぎの見積依頼メールタイトルの場合は、「11/25までに見積もり作成のご検討お願いします」といった納期を入れた書き方がオススメです。メールを受け取る側がタイトルだけで内容がわかることで見積もりの期限にも間に合うので便利です。

ビジネスメール同様、見積依頼メールを出す際には至急見積もり作成してくださいという書き方では、相手を不快にさせるので語尾は「します」という丁寧な表現にするのが見積依頼メールタイトルのコツになります。

初めて見積もり発注を取る時

初めての取引先に見積依頼メールをする場合のタイトルは、「貴社ホームページを見て連絡しました」という書き方がオススメです。本文には、これまで取引をまったくしたことがないのでどのようにして連絡先を知ったのかなどのいきさつをしっかりと説明する必要があります。

こちらの記事は、引っ越し費用に関する見積もりの相場や見積もり計算の仕方などが詳しく説明されています。初めて引っ越しを考えている人には参考にオススメです。

見積依頼のメールの例文は?

見積依頼メール①出だしからの挨拶

見積依頼メール①出だしからの挨拶

見積依頼メールを作成するにあたって、基本ビジネスマナーを厳守した文面で作成します。見積依頼メールの本文の出始めは、相手側の会社名とその会社の部署と名前に様を付けて「日頃よりお世話になっております。」と挨拶をしてから自分の会社名と名前を書きます。

また、初めての取引先の場合には「突然のご連絡、恐れ入ります。」という書き方から始めます。このメールのやり取りは、社外のビジネス取引先に宛てた見積もりの依頼を前提とした書き方となります。

見積依頼メール②基本的な例文

見積依頼メール②基本的な例文

例えば見積もりの購入商品名をAとします。「この度は貴社製品のAを購入を検討しており、下記の内容でお見積もりをいただく連絡しました。製品の数量と期日がわかっていればお振込み決済など、お忙しい中恐縮ではございますが11月20日までに発送いただけますとありがたく存じます。何卒よろしくお願いいたします。」

という見積もりの例文を参考にすれば、支払う側であっても謙虚さが伝わり、取引先を不快にさせることもなく見積依頼メールがスムーズに返信される書き方といえます。

最後は自分の会社名と名前、会社の住所、電話番号とファックス番号、メールアドレスを丁寧に記入します。また見積書をただ書くだけではなく、大事なのは貴社の商品などを使いたいという気持ちがメールの文面に表れているかなので、そういった部分にも気をつけてメールを出します。

見積依頼メール③緊急の場合の例文

緊急の見積依頼メールの例文ではタイトルで「【早急】見積作成お願いします」と書くと目立つのでオススメです。次に「担当者様日頃よりお世話になっております。」と書いた後に自分の会社名と自分の担当部署、名前を書きます。例文として「A株式会社のB担当のCと申します。」と書きます。

続いて「先日は弊社DよりEのご依頼をさせていただきまして本当にありがとうございました。」と書いた後に改行し、「早速ではございますが、当社でEのご購入を検討しております。従いましては、下記の内容でお見積書の添付けをお願いします。」と書いた下に見積りに必要な項目をすべて置きます。

見積書に必要な項目とは見積もりする商品の品名、個数、予算、納品期日、振込などの決済方法です。次に「急なご依頼で恐れいりますが、11月20日までに提出お願いいたします。」と書き、最後は見積依頼者の会社名、部署と名前、会社の住所を郵便番号から書き、会社の電話番号とアドレスを書いて完了です。

見積もりのお礼や断る場合の例文は?値引き交渉したい時は?

お礼メールの書き方と例文

次は見積書の依頼メールを送った後に返信メールが届いた時のお礼メールの書き方の例文です。お礼メールの場合も取引先にわかりやく「お忙しい中、Aについての見積もりをいただきありがとうございました。」と簡単に書きます。

また納期より早く見積書のメールを受け取る際には「早急にご対応していただきありがとうございました。」と書きます。その発注を受け取る際、社内で確認を取ることが必要な場合には「内容を考慮し確認した結果について改めてお知らせいたします。」と取引先にメールを返信します。

お礼メールと発注の受け取りを一度で済ませる場合は「今回の見積書通りに発注させていただきます。従いましては発注書を添付いたしますのでご確認のほどお願いします。」となり、見積もりの返信に応じたお礼メールの例文は完了です。

見積書の返信後に断る場合

見積書の返信後に断る場合

見積もりの返信メールが届いてから断る場合、断る理由を簡潔に記入します。また、最初に見積もりを取る形で依頼メールを出している側なので、断る際は次回につなげる形を意識し、クッションとなるフレーズを入れるのがコツです。

取引先に見積依頼メールを出した後に社内で検討した結果、お断りする場合の例文は「当社で検討を重ねた結果、見積もり条件が合わずせっかくではありますが、今回はお断りせざるを得ない状況です。また機会がございましたらよろしくお願いいたします。」という丁寧な書き方を参考にします。

見積もりで値引き依頼のお願いを出すやり方

取引先に見積もりで値引き交渉の依頼メールを出す時に、値引きをして欲しい理由をわかりやすく書きます。しかし値引きの要求は相手側の不利益にもつながるので、この場合は今後お互いに協力し合い利益を上げていく意気込みなどをわきまえた言い方でメール文にします。

この場合「願ってもない機会ですが」や「誠に勝手ではございますが」というクッション的なフレーズを入れた気配りのある書き方をすると、見積もりに対する値引き交渉であっても取引相手を不快にはしないはずです。

値引き依頼メールのタイトルと値引き理由の例文

ビジネスマナー

値引きを依頼するメールの時のタイトルは「単価見直しをお願いします」とシンプルに書きます。次に本文となりますが、相手側の会社名と部署名と宛名を基本の通りに書きます。

次は定番の挨拶になりますが、常連としての立場から値引き依頼メールを出す時の例文は、「平素より日頃よりお世話になっております。有限会社のA、営業部のBと申します。この度は貴社より一か月間に渡り購入しております製品Cについて購入価格のお願いがあるためメールよりご連絡をいたしました。」と書きます。

そして次に値引きを催促する場合、「定期的製品を購入していただいておりますが、お取引当初より製品の価格改定が未確認のままです。昨今の円高傾向と、比較してみましても単価設定現状に少々高めという違和感があります。そういった部分から製品の値引きについてご考慮していただけませんでしょうか。」と書きます。

値引き依頼の理由を述べた後

ビジネスマナー

値引き依頼の理由を述べた後はしっかりと希望する値下げの率も伝えます。例文は「貴社製品は購入者様に高い評価をいただいておりますが、10%の値下げをご了承いただけましたなら当社の販売価格にも反映したく存じます。お忙しい中本当に申し訳ございませんがご考慮のほど、何卒お願いいたします。」で完了です。

こちらの記事では敬語表現に関する例文が掲載されております。ビジネス面におけるメールのしくみなど、スキルアップにつながるため参考にオススメです。

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返信が確実な見積依頼メールを送ろう!

見積書の依頼メールを出す時に気を付けておきたいことは、取引先への配慮となるクッション的なフレーズを入れた書き方です。初めての取引先であっても、常連であってもビジネスマナーを意識した書き方は勿論ですが、見積依頼メールは一度で伝わるように書くとお互いの取引も無駄がなくスムーズですね!

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