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報告と連絡の違いや比較は?相談・ほうれんそうのビジネスでの重要性も!

更新:2019.06.21

よくビジネスで「ほうれんそう」つまり報告・連絡・相談が大事と言われますが、報告と連絡の違いは分かりますか?よく分からずに使っていた人も多いのではないでしょうか。今回は報告と連絡を比較してその違いやポイントをご紹介します。

報告と連絡の違いは?比較も!

ビジネスで重要な「ほうれんそう(報告・連絡・相談)」

ビジネス上で「ほうれんそう」という言葉をほとんどの人が聞いたことがあるかと思いますが「報告・連絡・相談」のことを言います。仕事を進めるうえでとても重要なことです。

特に新社会人になったばかりの時に、上司に「ほうれんそう」を大事にしろと言われても、報告と連絡を比較したときに、それぞれどういう内容なのか、どこまで話す必要があるのか、違いが分からずに判断が難しいと感じる人も多いと思います。

経過や結果を伝えるのが報告、事実の周知が連絡

報告と連絡の違いや比較を一言で表すと、経過や結果を伝えるのが報告、事実の周知が連絡です。例えば、プロジェクトを進めているときに「現時点ではこういう状態で、今後のスケジュールはこういう予定です」といった内容は報告です。

仕事は、ほとんどの場合が一人で動いているわけではありません。社内社外問わず、複数の人達が関わって成り立っています。起きている事象や今の進捗、今後の流れなど、関係者へのこまめな報告をすることで、仕事が円滑に進みます。

そして連絡はどういうものかというと、「歓迎会をこの日にこの場所でやります」といった内容のものになります。事実や情報を周知するだけの役割をもっています。

詳しく説明!報告について!違いなども

「報告」は仕事を円滑に進めるためにとても重要な役割

上述したように、仕事はほとんどの場合が、一人ではなく複数の人が関わることで成り立っています。それぞれ別々の役割があり、一人一人がその役割を全うし、初めて仕事が成り立ちます。

別の役割ということは、常に全員が進捗や結果を把握しているわけではありませんし、かといって、他の役割の内容がまったく関係ないわけでもありません。そんな時にお互いに報告し合うことで、それぞれの進捗を把握でき、より円滑に仕事を進めることができるのです。

他の人の進捗によって、自分達の役割について方向性が変わる場合もあるでしょう。それも仕事を円滑にするうえで起こりうることですし、途中の報告がなかったら後々やり直しが発生したりして仕事に支障が出ることもあるでしょう。報告はみんなが仕事を円滑に進めるためにとても重要な役割を持っているのです。

社外編|「報告」のビジネスでの重要性

社外における「報告」のビジネスでの重要性を見ていきましょう。クライアントの立場で考えたときに、新しい動きや今後のスケジュール等を適宜自ら報告する人と、クライアントに聞かれて初めて答える人と、どちらに信頼して任せようと思いますか?ほとんどの人が前者を選ぶではないでしょうか。

いつ何が進行しているのかが見えない状態では不安になりますよね。万が一認識相違があり、間違ったやり方を進めていた場合、事前に予定や報告性を言うことによって実行前に気付くことができたり、完成間近になって慌てて修正するといったことがなくなるので、報告しながら進めていくことが大事です。

社内編|「報告」のビジネスでの重要性

次に社内における「報告」のビジネスでの重要性を見ていきましょう。社内で特に重要なのは、上司に対しての報告です。上司からみて、どんな部下が信頼できるかというと、ただ仕事ができるだけではなく、報告をきちんとできる部下です。

報告がきちんとできる人イコール仕事ができる人と言っても過言でないほど、報告ができることは大事なポイントになります。上司も忙しいので、経験が浅い部下の仕事に対して、常に傍で見ていてフォローができるわけではありません。

ミスをした場合に上司に報告せずに対処を進めることを優先していると、その対処が間違っていた場合には会社全体の損失につながることもあります。ですので、ミスが発覚したらまずは上司に事象を報告し、今後の対処として自分が考えていることが間違っていないか相談することが大事です。

連絡との違い・比較

内容以外で連絡との違い・比較は、連絡は幅広い関係者で発生することに対し、報告は主に縦のライン、つまり上下の関係性で発生することです。クライアントと請負会社という関係性であったり、上司と部下のようなイメージです。

進捗の報告は、実際に動いている立場の人が行うものなので、基本的に下の立場から上の立場に伝えることが多くなります。仕事の指揮を取っていたり最終責任元である上司やクライアントにとって、実際に動いていないからこそあがってくる報告が大事になります。このあたりが、連絡と比較したときの大きな違いです。

詳しく説明!連絡について!違いなども

「連絡」をすることを日々意識する

仕事は、一人一人が方向性を考えながら、スケジュール調整をして進めています。そのため、日々の連絡がとても重要になってきます。例えば、会議の日時が変更になったときにすぐに連絡をせずに、その日になって伝えるようでは、関係者が各々調整していたスケジュールが崩れてしまうことは目に見えて分かりますよね。

きちんと連絡をすることは、関係者全員の時間を無駄にしないことにつながります。自分だけが知っていればいいとか、他の人が言ってくれるだろうなどと思わずに、連絡をすることの重要性を日々意識しましょう。もし自分がすぐに連絡できなそうであれば他の人に頼むなどして、影響範囲を考えて行動することが大事です。

社外編|「連絡」のビジネスでの重要性

社外における「連絡」のビジネスでの重要性を見ていきましょう。自社の仕様や都合に変更が出た場合に、関連企業に連絡していなかった場合には、企業単位でスケジュールにも仕事内容にも影響を及ぼしてしまい、企業として信頼を失う可能性があります。

また、担当者が変更になった場合に、その旨の連絡をしていなかったら、いきなり知らない人から連絡がきて相手が驚いてしまったり、旧担当者に連絡がつかなくて困るといったことが起きてしまいます。

社外の人だと、直接様子を見ることができないため、連絡がとても重要になってきます。連絡の重要性を認識し、相手のことを考えた行動を意識しましょう。

社内編|「連絡」のビジネスでの重要性

次は社内における「連絡」のビジネスでの重要性です。社外の関係者と比べて目に見えることも多い社内ですが、だからといってすべてを把握できるわけではありません。また、社内の連携がとれていないと、社外の関係者からの信頼も失いかねないので、社内の連絡もとても重要になってきます。

例えば、クライアントに報告する用に進捗確認する会議の日時を、関係者に連絡をしていなかったがためにスケジュール調整ができず会議が実施できなくなり、その結果クライアントに最新の情報が報告できない、といったことが起こりうるのです。みんな社内だからと軽率にせずにきちんと連絡をする意識をつけましょう。

最近では、スケジュール管理ツールも多くあり、ツールを使ってスケジュール管理している企業も多いですが、ツール上で変更すればいいやというい考えでは良くないです。特に上司や目上の人は忙しい人が多いので、連絡を怠らずにきちんと伝えることが、お互いに信頼を深める重要なポイントになります。

報告との違い・比較

内容以外で報告との違い・比較は、報告は縦のラインで発生していることに対し、連絡は幅広い関係者間、且つ相互に発生することです。幅広い要件であることが多いので、関係者も幅広くなりますし、立場によって主にどちらがするもの、というわけでもありません。このあたりが、報告と比較したときの大きな違いです。

重要ポイントを詳しく説明!報告と連絡での違い

報告の重要ポイントはタイミングと連絡手段

報告の重要ポイントは、タイミングと連絡手段です。報告するときは、タイミングや連絡手段を、そのときの状況に応じたものにすることが何よりも大事です。

タイミングとしては、早いにこしたことはないのですが、情報が不十分だったりあまりにこまめに連絡が分かれてしまうと、結局何が正しいのか分からなくなってしまいます。相手を不安にさせないことを意識すると、適度なタイミングと連絡手段を判断しやすいでしょう。

急を要する場合は口頭報告、内容が複雑な場合や図を用いたほうがいい場合は記述報告が望ましいです。基本的には結論を最初に述べ、背景や詳細はそのあとに述べましょう。また、意見を言う時は、事実ではなくあくまでも自分の憶測であることをきちんと伝えることが大事です。

連絡の重要ポイントは簡潔さと連絡手段

連絡の重要ポイントは簡潔さと連絡手段です。連絡はあくまでも事実の周知が目的なので、簡潔さが何よりも大事になります。背景や自分の意思を必要以上に述べる必要はありません。聞かれたら答えればいいのです。

また、簡単な内容や急を要するものであれば電話や口頭で直接伝え、日時などの数字が入るものは文書で伝えるのが望ましいでしょう。見極めるポイントとしては、あとから見直すようなことがある場合や、口頭だけでは間違って認識される可能性がある場合などは文書にしましょう。文書でも簡潔さを意識して伝えましょう。

重要度の高いものは特にそうですが、一番いいのは口頭+文書の両方です。文書だとみるタイミングが遅れる可能性もあるので、文書を用意した旨を口頭でも伝えましょう。社内であれば朝礼などがある場合はその場を利用して伝えるのもいいですね。

報告と連絡の違いを知ろう!

報告と連絡の違いを知ることによって、それぞれポイントを大事にして伝えることができると思います。その結果、より「ほうれんそう」の重要性を意識できることでしょう。

報告と連絡と相談、それぞれ内容や目的が違っていても、すべてに共通するのは信頼に関わっているということです。ほうれんそうがきちんとできると信頼が生まれます。逆にほうれんそうができない人のことはあまり信頼できなくなります。

今までなんとなくしていた報告と連絡も、これからは、より簡潔に、よりいいタイミングでできるようになって、信頼を高めていきましょう!信頼される人についての特徴や、ビジネスをより円滑に進めるための検定についてまとめた記事もあるので合わせてご覧さい。

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