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Googleカレンダーを活用するときの注意点は?

活用方法を知らないと不便なだけ

Googleカレンダーは仕事でもプライベートでも活用できる、非常に便利なスケジュール管理アプリです。会社によってはGoogleカレンダーをメインのスケジュール管理ツールとして、社員全員で利用しているところもあるほどです。

しかし、色々できる=複雑でわからないという状態になりがちですよね。活用方法を知らないと、Googleカレンダー使っても意味なかったとなると思います。活用方法は非常に多いので、ここではよく利用されていて便利と言われている使い方を紹介していきますので、ぜひ気になれば活用してみてくださいね。

アプリだけでは完結しない

Googleカレンダーはスマホで利用するのが、移動中に手軽にスケジュールを確認できるなど便利です。しかし、設定などに関してはパソコンでしかできないものや、パソコンのほうが設定が簡単というものが複数あります。

もしGoogleカレンダーのアプリをみても、設定したいけど見当たらない…ということがあれば、ChromeやSafariなどパソコン画面をスマホで開いて設定してくださいね。

祝日は設定しないといけない

Googleカレンダーは、世界共通のアプリです。国によって祝日はバラバラですよね。そのため祝日に関しては、自分で設定してGoogleカレンダーに覚えてもらう必要があります。設定しなくてもいいのですが、この日は3連休だな、今年のGWはこの日か~っとわかりやすくなるのでおすすめですよ。

Googleカレンダーの活用法・使い方について!

Googleカレンダーの活用法・使い方①祝日設定をする

Googleカレンダーの活用法・使い方1つ目は、祝日設定をするです。これはパソコンの画面でするほうがおすすめです。まずパソコン画面でGoogleカレンダーを開いてください。設定の仕方は、メインメニューにある+のマークを押してください。(+のマークの左側には、友達のカレンダーを追加と表示されています)

いくつか選択肢がある中から、「関心のあるカレンダー」を選びます。色々な国の祝日のカレンダーが一覧になり表示されるので、「日本の祝日」を探して、登録ボタンを押しましょう。すると、祝日が自動的に自身のGoogleカレンダー表示されるようになります。

カレンダーを追加して、自分仕様のGoogleカレンダーにカスタマイズしていくイメージなんですよ。同じ要領で、好きなサッカーチームがあれば、チームの試合スケジュールなんかも登録することができます。ちなみに、登録すると好きな色で表示されることもできます。

Googleカレンダーの活用法・使い方②仕事とプライベートを分けて作る

Googleカレンダーの活用法・使い方2つ目は、仕事とプライベートを分けてスケジュールをつくることです。実はGoogleカレンダーはいくつものカレンダーを作成することができます。1つ目の「日本の祝日」も同じです。+マークで表示される選択肢の中から「新しいスケジュール作成」を選択し作成できます。

色をつけることもできるので、仕事はブルー、プライベートはピンクなど分けるとパッと見でスケジュールがわかりやすくなりますよ。フリーで活躍される方や在宅ワーカーの方は、プライベートと仕事がはっきりわかれない日も多いですよね。仕事とプライベート、A社の仕事、B社の仕事などでわけてもいいかもしれません。

お子さんがおられる方であれば、お子さんようのカレンダーをつくるのもおすすめですよ。授業参観の日や運動会など、イベントがすぐにわかるので、前もってスケジュールが立てやすくなりますよ。

Googleカレンダーの活用法・使い方③スケジュールを共有する

Googleカレンダーの活用法・使い方3つ目は、スケジュールの共有です。祝日を登録したのと同じように、家族のスケジュールも共有してみることができます。「(ママ)次の休日、○○の予定だね~」「(パパ)え~そうだっけ?」「(ママ)怒」みたいなことって起きませんか?あれを解決できる便利な方法が共有です。

まずは共有したいカレンダーを選択し、「設定と共有」をクリックします。設定の画面が出てくるので、特定のユーザーとの共有という項目の「ユーザーを追加」をクリックして、追加した方のアドレスを入力しましょう。

そうするとアドレスの送信先の方にこのカレンダーを共有するよっという通知がいくので、承認されればOKです。お互いにすることで、お互いのスケジュールを共有できます。夫婦間だけでなく、カップル同士、子どもの予定など共有することで、家族のコミュニケーションもスムーズになり、便利ですよ。

Googleカレンダーの活用法・使い方④予定の通知をする

Googleカレンダーの活用法・使い方4つ目は、予定の通知をするです。忘れたくない予定があるときや、先の予定すぎて忘れそう…などいうときに活用したい機能です。通知方法は、簡単です。スケジュールをいれるときに、時間や予定のタイトルなど入れる一覧があります。

その中に通知を意味するベルのマークがあるので、そこに通知してほしい時間を入れるだけです。デフォルトで、10分前で入っているので、30分前、1時間前を選べます。○時間前、○週間前、○日前などカスタマイズもできますよ。ちなみに、メールでも通知してくれます。

目の前のことに集中していても自動で教えてくれるので、先の予定を考えて行動することができるます。時間の使い方も上手くなるという特典もありますよ。もちろん、ToDoなどあればタスク漏れなんかもなくなります。

Googleカレンダーの活用法・使い方⑤スマホなどモバイルで利用する

Googleカレンダーの活用法・使い方5つ目は、スマホなどモバイルで利用することです。スマホに限定せずにネットがつながれば、タッチパネル端末やウェアラブル端末とも同期ができます。設定は簡単で、2ステップのみです。

まずはスマホやタッチパネルなど利用したいモバイルに、Googleカレンダーのアプリをダウンロードします。そして、アプリの初期設定の説明どおりに、Googleのアカウントでログイン(設定)するだけです。パソコンやスマホでスケジュールを変更しても、リアルタイムに表示が変わるので便利ですよね。

ウエアラブルをお持ちであればスマホを取り出さなくとも、時計をみる感覚で事前に予定が把握できるというスマートな活用方法もありますよ。

知っていると得するGoogleカレンダーのカスタマイズ3選

知っていると得するGoogleカレンダーのカスタマイズ①繰り返し登録

知っていると得するGoogleカレンダーのカスタマイズ1つ目は、繰り返し登録です。ゴミの捨てる日は、毎週○曜日はお子さんの習い事など、定期的にきまっているスケジュールがありますよね。そういったスケジュールは、繰り返し登録がおすすめですよ。

設定方法は、スケジュールを登録するときに、「繰り返さない」と表示されているところをタップします。すると、毎日、毎週、毎月、毎年など出てくるので、入れたい予定に合わせて登録するだけです。もちろん、カスタマイズで毎月第一火曜日になど、細かい設定も可能です。

年に1回の記念日をいれておくのもおすすめです。結婚記念日であれば、スケジュールに入れることでどちらかが忘れているっということもないですし、夫婦で記念日を祝うきっかけにもなってくれますよ。

知っていると得するGoogleカレンダーのカスタマイズ②ゴールを使う

知っていると得するGoogleカレンダーのカスタマイズ2つ目は、ゴールの活用です。運動や、スキルアップ、整理整頓、自分のための時間など、決まっていないけど毎週や毎日、定期的にしたい時間ってありますよね。このゴールはそういった時間を決めてくれる機能なんです。

たとえば、趣味の時間を週1時間はしたいが、いつもおざなりに…という場合、ゴールで設定するとあなたのスケジュールから都合の良い時間をみつけて、設定してくれる機能なんです。

ついつい、自分に甘くなってしまう。ついつい、やらなくなってしまうという習慣にしたいことがあれば、Googleカレンダーのゴールを利用してみてはいかがでしょうか。

知っていると得するGoogleカレンダーのカスタマイズ③Labsの利用

知っていると得するGoogleカレンダーのカスタマイズ3つ目は、Labsを利用するです。Labsとは、Google カレンダーの新しい機能や試験的に運用している機能を試すことができる拡張機能のことです。新しいもの好きな方には、もってこいの機能ですね。

Labsを有効に設定変更することで、今までなかった機能が選べるようになり、自由に利用することができます。もちろん、良いなっと思わなければ削除することもできます。もちろん、今までの自分のGoogleカレンダーに影響は受けないので安心して利用できますよ。

Googleカレンダーのちょっと嬉しいこと3選

Googleカレンダーのちょっと嬉しいこと①誕生日を祝ってくれる

ここからは、知らなくてもいいのですが使ってて少し嬉しいなと感じることを紹介していきますね。Googleカレンダーのちょっと嬉しいことは1つ目は、誕生日を祝ってくれることです。Googleカレンダーに誕生日を登録しておくと、アプリを開いたときにお祝いの言葉を言ってくれます。心が少しほっこりしますよね。

Googleカレンダーのちょっと嬉しいこと②イベントは特別扱い

Googleカレンダーのちょっと嬉しいこと2つ目は、入れるスケジュールによっては絵が表示されることです。イベントは少し特別扱いをしてくれるんです。たとえば、音楽に関するスケジュールをいれると、いつもとは違って音楽の背景でスケジュールが表示されます。

他にも、ランチ、読書、ジム、ヨガ、ペットとの散歩、美容院、結婚式など様々です。なんでもないことも、いつもとは違う背景で表示されると少しテンションあがりますよね。こんなときは、どんな絵がでるのかな?なんて思いながらスケジュール登録するのも、楽しいですね。

Googleカレンダーのちょっと嬉しいこと③ToDoリスト

Googleカレンダーのちょっと嬉しいこと3つ目は、ToDoリスト機があることです。これは、パソコン画面で利用するのがおすすめです。いつするのかは決めていないけど、これやっときたいというタスクあったりしませんか?GoogleカレンダーにはToDoリストをつくる機能があるので、簡単に管理できます。

ToDoは、Googleカレンダーの右側でつくれるようになっています。タスクを作成して、終わったらチェックボックスにチェックして完了するというイメージです。仕事もプライベートもしっかりタスク管理したいという方には、おすすめのツールですよ。

Googleカレンダーを活用してスケジュール管理美人に

Googleカレンダーの様々な活用方法や知っていると特をする便利なツールなど、まとめましたがご覧になっていかがでしたか。ここにまとめているのはプライベートで利用しやすいものを中心に記載しています。

会社の組織で、仕事で、プロジェクト管理で利用したいという方は正式サイトをみると、他にも色々紹介されているので、ぜひチェックしてみてくださいね。他にも無料カレンダーアプリについてや、Googleが提供しているGoogleChromeの活用方法などの関連記事もあるので、ご興味あればチェックしてください。

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