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ビジネスにおいて突然のメールを送る際のマナーは?

ビジネスにおいて突然のメールを送る際のマナー①不快な思いを与えない

不快

1つ目のビジネスにおいて突然のメールを送る際のマナーは相手に不快な思いを与えないことです。突然メールを送りするという事は、そもそもこちらの都合で先方に連絡をするという事です。そのような事柄から先方には細心の注意を払って、失礼のないように気を付けましょう。例えば敬語の使い方や正しい日本語での文章など。

気を付けなければいけないことは、挙げれば挙げる程キリがありませんが大切なのは先方を思い遣る気持ちです。マナーは相手を「思い遣る」という事から生まれてきている言葉なので、先方を思いやる気持ちを第一に考えて文章の作成を考えてくださいね。

ビジネスにおいて突然のメールを送る際のマナー②時間帯の配慮

時計

2つ目のビジネスにおいて突然のメールを送る際のマナーは時間帯の配慮をするです。ビジネスにおいて「時間」というものは非常に大切で、常に意識しておかなくてはいけません。突然のメールを送る際も、何時に送るかというのは相手がどれほど真剣にビジネスの提案をしようと考えているのか時間帯で見る場合もあります。

ビジネスメールを送る際に、無難なのは朝一の始業時間から営業時間の間です。メールは送信の時間設定ができるので、どうしても相手の時間内にメールを送ることができない場合は、そのような設定を使うことをおすすめします。

ビジネスにおいて突然のメールを送る際のマナー③長文は送らない

長文

3つ目のビジネスにおいて突然のメールを送る際のマナーはだらだらと長文を送らないです。よく迷惑メールなどで見かけるのはただただ長い文章がつづられているメールですが、一見丁寧に見えているように捉えられるかもしれませんが、実は効果は真逆です。忙しい人ほど長文メールを嫌い、短時間でメールを読みたがります。

相手がメールを読む時間は手が止まっていて、読むことに集中しようとします。あまり関係のない話など、長々と綴られているとそれだけ相手の貴重な時間を割いていることに繋がります。もし、どうしても説明が長くなってしまった場合は「長々と失礼いたしました」と一言添えておきましょう。

ビジネスにおいて突然のメールを送る際のマナー④書き出しに挨拶文を添える

挨拶

4つ目のビジネスにおいて突然のメールを送る際のマナーは書き出しに挨拶文を添えるです。相手に久しぶりの連絡を取る必要があり、突然のメールを送る際は近状を交えた挨拶文のメールを送ると受け取る相手も気持ちがいいでしょう。例えば季節の事柄を交えることも本題までの文章のクッションになるので良いでしょう。

春夏秋冬、それぞれ望ましい挨拶文があります。例えば、春「めっきりと春らしくなってまいりました。皆さまにはますますご清栄のこととお喜び申し上げます。」など。この中に相手の体を気遣う一言も添えると印象はぐっと良くなります。

ビジネスにおいて突然のメールを送る際のマナー⑤以前の内容を記述する

記述

5つ目のビジネスにおいて突然のメールを送る際のマナーは以前送ったメールの内容を記述するです。あまりにも久しぶりに突然のメールを送った場合、あなたが相手のことを覚えていたとしても、相手があなたのことを覚えていない可能性があります。そんな時最後に交わした内容のメールを探す手間が相手に発生してしまいます。

忘れる相手が悪いという風に思われてしまうかもしれませんが、相手を気遣う行為をすることによって、相手は嬉しい感情になります。マナーというのは相手を不快にさせないということをお伝えさせていただきましたが、マナー以上の「感動」を与えることができればメール上でも円滑な人間関係を築く事ができるでしょう。

ビジネスにおいて初対面の相手に突然のメールを送る際のマナーは?

ビジネスにおいて初対面の相手に突然のメールを送る際のマナー①丁寧さ

丁寧

1つ目のビジネスにおいて初対面の相手に突然のメールを送る際のマナーは丁寧さです。面識が有る無しに関わらず、ビジネスで初対面の相手に突然のメールを送る際には丁寧さを必ず心がけましょう。当たり前のことですが、変な日本語を使っていないか、誤字脱字は無いのかなどのチェックはくまなく行っておきましょう。

この当たり前のことが意外と欠けていたりする時があります。特に緊張して書いているときなどは、抜けが多かったりします。初めましての相手に間違った文章を送らないためにも丁寧を心がけましょう。

ビジネスにおいて初対面の相手に突然のメールを送る際のマナー②冒頭文

冒頭文

2つ目のビジネスにおいて初対面の相手に突然のメールを送る際のマナーは冒頭文に気を付けるです。初めて相手にメールを送る際はつい初めましてと使ってしまいそうになりますが、ビジネス上の連絡の際はこのような言葉は使用しません。理由としては話し言葉のように感じるからです。使ってしまいそうになりますよね。

しかし、相手に初めて連絡をする際も初めましては使わずに、「いつもお世話になっております。」や「大変お世話になっております。」という風に添えましょう。

ビジネスにおいて初対面の相手に突然のメールを送る際のマナー③自己紹介

紹介

3つ目のビジネスにおいて初対面の相手に突然のメールを送る際のマナーは自己紹介です。初対面の相手に突然メールを送る時に、当然相手はあなたのことを知りません。自分がどういった立場でメールをしているのか、また何を目的としてメールを送っているのかということを簡潔に説明文を書き出して、相手に送りましょう。

ここでのポイントは決して、初めましての相手にも長文にならないことです。あくまで簡潔に伝えることが大切ですので、分かりやすく書く内容を考えながら、メールを送りましょう。

ビジネスメールの書き方やマナーが学べるおすすめの書籍は?

おすすめの書籍①初めましてでも使える!入社1年目ビジネスマナーの教科書

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1つ目にご紹介する書籍は入社1年目ビジネスマナーの教科書です。入社1年目の時はすべてが初めてです。右も左もわからないことだらけでましてやビジネスマナーのことも不透明なことが多い時期ではないでしょうか。そんな時心強い味方がビジネスのマナー本です。色々な事が初めましてなのでしっかり押さえておきましょう。

おすすめの書籍②社外でも使える!ビジネスマナー解剖図鑑

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2つ目にご紹介する書籍はビジネスマナーの解剖図鑑です。少しユニークな題名はこの書籍はビジネス上で非常に役に立つことばかりです。もちろん初級で学ぶような挨拶や名刺交換の仕方から、接待、謝罪、雑談力を高めることまで、実用的で、様々なことがこの一冊で学べるのでおすすめですよ。

おすすめの書籍③大人なら知っておきたいモノの言い方サクッとノート

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3つ目にご紹介する書籍は大人なら知っておきたいモノの言い方サクッとノートです。この書籍はビジネス上で連絡するときなど、よく使う言葉ばかりがたくさん詰め込まれています。社内でのモノのいい方はもちろんのこと、社外でも使えることが記載されているので、常にビジネスバックの中に忍ばせておきたい一冊でしょう。

おすすめの書籍④初めてでも安心!女性のビジネスマナーパーフェクトブック

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4つ目にご紹介する書籍は女性のビジネスマナーパーフェクトブックです。学生と社会人の違いから、自己管理テクニックやお付き合いのマナーまで初めて学ぶ情報が、盛りだくさんとこの一冊に込められています。お誘いを断るにしても女性らしく、相手の心を傷つけないやんわりした断り方などをマスターしましょう!

おすすめの書籍⑤連絡するなら!イラッとされないビジネスメール正解不正解

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5つ目にご紹介する書籍はイラッとされないビジネスメール正解不正解です。初めて相手にメールを送る場合だと相手がどのような人かわからない為、自分が送るメールの内容がイラっとされないのかなど気になってしまいますよね。そんな時は事前にこの書籍をしっかりと読んでからメールを送ることをおすすめします。

本がどうしても苦手な方は、ドラマを見て、ビジネスマナーを学ぶことをお勧めします。時には映像で見た方がスムーズに情報を頭に入れられることがありますよ。

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当時は幼くてビジネスドラマの内容が中々理解できない!なんて事もありませ

ビジネス上ではマナーは必須!

いかがでしたか?少しでも突然のメールを送りする際のお役に立てれば光栄です。日本語はとても難しく、丁寧語、尊敬語、謙譲語など、目上の方とお話をする際に非常に気を使います。しかし、一度マスターしてしまえばマナーは怖くありません。社外の人とやり取りが増えてくる中で相手を怒らせないためにもマナーは大切です。

この機会にビジネスメールの書き方をマスターして、ワンランクアップした自分を後輩、同僚、上司の方達にアピールしましょう。きっと昇格のチャンスに繋がりますよ。ビジネスマナーに興味がある方はビジネス検定などもありますのでご参考にご覧ください。

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