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「所用」の意味

「所用」の意味①=用いること・入用・用いるもの

仕事①

「所用(しょよう)」という言葉をご存知でしょうか。使ったことは無くても聞いたことならあるという方は多いはずです。ビジネスシーンはもちろん、改まった場面、それほど親しくはない方とのコミュニケーションでも使うことができます。今回は使い方を覚えておくと大変便利な「所用」という言葉についてご紹介します。

所用の1つ目の意味は用いている物体としての「物」や、「用いている」という事実を表しています。入用という意味があることからも単に意味を全く持たない「物」というよりは、用を足すのに必要な「物」であり、何らかの特別な意味や条件を持つものとして使われています。

下記のリンク先のように「所用の資材」、「所用の機材」といったように用いている対象のものを表します。ただ、あまり親しい間柄の日常会話では使用するシーンはかもしれませんね。ここで、「所用」の他にビジネスメールで使えるカタカナ語や略語をご紹介します。必ず使えるシーンがあると思いますよ。

「所用」の意味②=用事・用件

仕事②

所用の2つ目の意味は用事や用件で置き換えられるように、やらなければならない事柄や仕事、伝えなければならない事を意味します。つまり、この言葉を使う時は、その人にとって欠かせない用であるという意味を含んでいます。

「所用」は敬語として使える?

「所用」は敬語として使えます

仕事③

では、実際にどういった場面で使うのか、使う相手はどのような立場の人なのか、実例をあわせてご紹介します。新入社員の時ならまだしも、なかなか言葉遣いについて上司や同僚に聞きづらいこともありますよね。「所用」について、まずは敬語として使えるかどうか、正しい使い方についてもご説明します。

敬語とは相手を敬い、相手の立場を立てる時に使う言葉です。敬語というと、動詞では「言う→おっしゃる、見る→ご覧になる、聞く→お聞きになる」、名詞では「会社→貴社、車→お車、名前→ご芳名」などがあり、よく見聞きするのではないでしょうか。

そのような敬語の「相手を立てる言葉」という観点からすれば所用は敬語ではありません。しかし、用・用事の改まった言い方としてビジネスシーンや目上の方と話す際など、自分と対等ではない方と話をする時に広く使われています。下記に電話やメールで誰しもが使ったことのある言葉についても一つご紹介していきます。

「所用」の正しい使い方と例文(電話・会話編)

「所用」の使い方①

電話

では実際に「所用」を使うシーンを考えてみましょう。例えば仕事で顧客や取引先から電話がかかってきた時、担当者が昼食で不在であったとします。このような時どうこたえるのがベストなのでしょうか。正直に昼食でと伝えるのがよいのでしょうか。

正解は×です。例えどんなに親しい顧客や取引先でも「〇〇は昼食で外出しております」などと答えるのはフランクすぎるでしょう。あくまでも仕事でかかってきた電話に対する応対なので親しい顧客であっても電話のマナーとして前述のような応対は避けるべきです。

このような時に使えるのが「所用」です。親しい友人ならともかく、大切なお客様や取引先の方には「〇〇はお昼ご飯を食べに行っております」「所用で外出しております」と伝えるようにしましょう。このように伝えることで相手を不快にさせず、担当者がある程度の時間は戻らないことも理解できるでしょう。

「所用」の使い方②

オフィス

「所用」という言葉は実際の用件を相手に伝えずに隠すこともできます。例えば私用での外出や休暇の場合も、社内では休暇として届け出なければなりませんが、あえて社外の仕事の顧客や取引先にその事実を知らせる必要はありません。

「あいにくその日は所用で終日外出しております」と伝えれば相手に不快感を与えずに済みますし、余計な説明を省略し、話を広げずにスムーズに会話を進めることができます。

同様に慶事・弔事も「所用」を使うとよい場合があります。事実を伝えてしまうと相手に心配や余計な気を遣わせてしまう時に「所用」を使うことで相手の方の気持ちに配慮することができるのです。

「所用」の使い方③

出張

そして所用は複数の用事を一言でまとめることもできます。「所用で午後は福岡(出張先など)におります」と伝えれば、相手は他の仕事がすでに入っていること、午後はずっと不在であり、連絡も取りにくいであろうことが理解できます。所用を使うことで相手にこちらの当面の予定や都合を伝えることもできるのです。

「所用」の正しい使い方と例文(メール編)

「所用」の使い方①

メール

「所用」はもちろんメールでの連絡にも使うことができます。忙しくて電話をかけることができない時に忙しいと伝えると相手の反感を買ってしまいます。「所用のため、当日はご連絡をお取りすることができません。こちらのメールアドレスまでご連絡ください」というようにメールでの連絡をやわらかく促すこともできます。

ただ、メールではどのように書き出していいのか相手によって悩んでしまうときもありますね。例えば上司へのメールの書き方ではどのようなことに注意したらよいのでしょうか。

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「所用」の使い方②

メール②

ビジネスシーンではメールでセミナーや歓迎会、送別会などのイベント情報を送ることも多いですよね。そういったシーンでの連絡にも「所用のため今回は欠席させていただきます・遅刻いたします」というように「所用」を使うことができます。



多数の人に送信されるグループメールでは自分の個人的な予定は書きにくいと思います。また、社会人として個人情報の観点からもスケジュール管理には気をつけたいものです。このような時にも「所用」は非常に便利な言葉です。

「所用」の使い方③

仕事④

「所用」という言葉のよいところは、本当の用事を伝えることはできないけれども、何らかの予定があることを柔らかく、失礼がなく伝えることができるという点です。ビジネスにおいて他者の予定について言及する時もそうです。

電話での応対はもちろん、メールでも「あいにく〇〇は所用で外出しているため、代わりに△△からメールをお送りさせていただきます」といったように他者の予定についても使うことができます。その担当者はもちろん、連絡をいただいた相手にとも円満な関係のまま用件を伝えることができるのです。

「所用」を使うときの注意点

「所用」を使うときの注意点①

ビジネス①

改まった言い方としてビジネスシーンで大変便利な「所用」という言葉ですが使い方には注意が必要です。それは「所用」は明確な用件を相手に示さないため、グレーな要素があるということです。相手や自分にとって伝えてしまうと差し障りがある用件であれば仕方ないですが使用する頻度には気を付けるべきでしょう。

例えば同一人物からの誘いや予定を「所用で」と断ったり延期していれば、相手が気分を害する可能性もありますし、こちらに悪気はなくても相手から嘘を言っていると思われてしまうかもしれません。

プライベートなお誘いなど「所用で」とあえて使うことで誘いに対して気乗りしないことを遠回しに伝えることもできますが、そうではない場合は気を付けるようにしましょう。使い方を気を付けたい言葉としてビジネス敬語についても併せてご紹介します。

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「所用」を使うときの注意点②

ビジネス②

さらに、対外的にば使い勝手のいい「所用」も、自分の社内で同僚・上司には使わない方がいい場合もあります。飲食などの付き合いのお誘いを断るときに「所用」を使うことはかまいませんが、仕事の場では「所用」の内容がわからないと互いの状況を把握できなくなってしまいます。

同じ職場内で意思疎通を図りにくくなると業務に支障が出てしまいますので社内での連絡の際に「所用」を使用するときは気を付けるようにしましょう。

「所用」の類語

「所用」の類語①

本①

「所用」の類語には「用件」があります。電話で「ご用件を承ります」「どのようなご用件でしょうか」といった応対をしたことがある方も多いでしょう。用件も所用と同様に改まった言い方ですのでビジネスシーンや目上の方に対する敬語としても使用することができます。

以下にメールの書き出しでもよく使う言葉についてご紹介します。ビジネスに使う言葉では「所用」、「用件」以外にも似た言葉がありますよ。「過日は大変お世話になりました。」「先日はありがとうございました。」など「過日」や「先日」似ている言葉の使い分けはできていますか。

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会話やビジネスでもよく使う「先日」ですが、その意味はわりと曖昧。「先日

「所用」の類語②

本②

その他には「用・用事」という類語があります。しかし、用・用事は改まったビジネスシーンでは使うことはできません。「〇〇は用で外出しております」、「どのようなご用でしょうか」という応対も一見すると間違っていないように思えてしまうかもしれませんね。

しかし、「用」・「用事」は実は気心の知れた砕けた言葉遣いです。ビジネスシーンでは「所用」や「ご用件」を使うのがベストです。

「所用」と間違えやすい単語

「所用」と間違えやすい単語①

失敗①

所用と最も間違えやすい単語は「所要」です。読みが同じなのでメール作成時には変換に気を付けたい言葉ですね。意味も異なるのでうっかり使ってしまうと相手に意図が伝わらなくなるかもしれません。それぞれの意味の違いをしっかり覚えて置くとよいでしょう。

「所要」の意味は所要時間、所要金額など、物事を行うのに必要なことを意味します。つまり、所用は用や用件を表すのに対し、所要は所用を行うのに必要な時間・金銭を意味します。

「所用」と間違えやすい単語②

失敗②

私用も所用と混同しやすい言葉の一つです。私用=私事の用事なので所用と同じように使っても構わないと思えるかもしれません。しかし、ビジネスシーンで社外の方へ「私用」を使ってしまうと公私混同と感じる人もいるでしょう。社内の話ではかまいませんが、私用と所用は使う相手を的確に判断しなければなりません。

使う相手を的確に判断したい言葉として「もらう」があります。日常でもよく使う言葉ですが、使い分けは出来ていますでしょうか。下記の記事もチェックしてみてくださいね。

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「所用」は便利な言葉!ただし使用方法には注意しましょう

「所用」は様々なビジネスシーンで使える便利な言葉である一方、使い方にも使う相手にも注意が必要です。社会人になると仕事で様々な人と出会い、コミュニケーションの幅が広がります。

相手とより良い関係を築くために言葉の選択は的確にできるようにならなければなりません。どんなに身なりがしっかりしていても、話したら敬語もろくに使えないようでは相手を不快にさせるだけです。

これまで正しいと思っていた敬語ももしかしたら間違っていることもあるかもしれません。今回ご紹介した「所用」も含め、仕事を円滑に進めるために今一度これまで自分の使ってきた敬語を見直してみると新たな発見があるのではないでしょうか。

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