Large thumb shutterstock 100406578

うっかり忘れることを防ぐ!仕事でやることを忘れないためにできる対策をご紹介!

更新:2020.08.03

仕事でうっかりやることをうっかり忘れてしまうという方、忘れないようにしたいと思っている方は必見です。仕事を忘れる人の特徴や、仕事を忘れるのを防ぐための対策方法などをご紹介します。大切な仕事を忘れないように、是非参考にしてください。

仕事を忘れる人の特徴は?

①仕事を抱え込み過ぎる

デスク

仕事を忘れる人には、仕事を抱え込み過ぎるという特徴があります。あまりにも多くの仕事を抱えると、自分のキャパシティを超えてしまいます。人それぞれ処理能力に違いがあり、一人でできることに限度があるので、わざわざ教えてもらったことも忘れる可能性があります。

②仕事の内容を理解していない

ぼんやり

上司に言われたことをそのままやっているため、仕事の内容を理解していないという特徴もあります。何のためにその仕事をしているか、全体のどの部分を任されているかなどの中身を深く考えずに、言われたことだけをやっているため、記憶に残らなくなってしまいます。

③ポイントを押さえていない

メモ帳

教えられたことを忘れる人は、ポイントを押さえていないという特徴があります。メモを取っていても忘れてしまうという場合は、教えてもらった内容の重要なポイントが理解できていません。言われたことをメモしているだけなので、すぐに忘れてしまうのです。

④見直しをしていない

びっくり

ついうっかり忘れる人には、見直しをしていないという特徴もあります。仕事がどんなに早くできたとしても、見直しをしていなかったらミスが起きる可能性があります。また見直しをしていないものは記憶にも残りにくいため、大事なポイントを忘れてしまうこともあります。

⑤覚える努力をしていない

あくび

覚える努力をしていないことも、仕事を忘れることが多い人の特徴です。自信過剰な性格から些細なことはメモしなくても覚えられると思っていたり、少しくらいのミスなら誰かがカバーしてくれると思っていたりすると、仕事をなかなか覚えられないため忘れることが多くなってしまいます。

メモの取り方|仕事を忘れるのを防ぐための対策方法6選

①手書きする

ペンを持つ

1つ目は、手書きすることです。スマホのメモ機能を利用する方も増えていますが、メモを書いていく際に自由度があることや、字を書くことで頭に入りやすくなるという理由もあります。ただし、全ての情報を手書きするのではなく、必要に応じて写真を撮るなどのデジタルツールを使用しましょう。

②一冊にまとめる

ノート

2つ目は、メモを一冊にまとめることです。メモはすぐ取り出せる手軽さが大切ですが、情報が複数のノートに分かれていると、時系列が見返しにくくなります。またメモ用紙では、バラバラになる恐れもあります。情報は一冊のノートにまとめて、忘れないようにしましょう。

③余白を多めに取る

白い紙

3つ目は、メモの余白を多めに取ることです。メモを取った余白部分に後から書き足したり、情報を追加したりできます。また余白部分が多くあると、びっしり書き込まれたメモよりも見やすいというメリットもあります。

④日時や場所を入れる

カレンダー

4つ目に、日時や場所を入れることです。メモを取った日に日時や場所を入れることで、業務内容の時系列が分かりやすくなり、さらに忘れにくくなります。また打ち合わせ相手なども入れておくと、さらに思い出しやすくなります。

⑤要点を押さえる

珈琲とメモ

5つ目は、要点を押さえてメモを取ることです。上司に指示を受けた時は、聞いた言葉をそのまま書くのではなく、大事なキーワードを押さえて書くことが必要になります。期限や目的など、忘れてはいけない要点に絞ってメモを取りましょう。

⑥消えないペンで書く

ペン

6つ目は、消えないペンで書くことです。例えばスケジュールが変更になった時など、変更前の日付に矢印を入れて新しい日付を書くと、変更になったという記録を残せます。あえて消さないことで、変更したことを忘れないようになります。

Todoリストの作り方|仕事を忘れるのを防ぐための対策方法3選

①やることを洗い出す

チェックリスト

1つ目は、やることを全て洗い出します。具体的・進捗を測れる・達成可能などを、意識して書き出しましょう。例えば、営業担当の方は「アポイント設定」や「見積書発行」と書くと、終わりがなくTodoリストに残り続けます。この場合は、「A社とアポイント設定」や「B社に見積書発行」と具体的に書きましょう。

②期限を設ける

スケジュール帳

2つ目は、タスクには期限を設けることです。終わりがないタスクを管理するのは、分かりにくく仕事を忘れる原因にもなります。期限を設定して業務の区切りをつけると、Todoリストを上手く運用でき、仕事も忘れないようになります。

③ジャンル分けする

わける

3つ目は、ジャンル分けをすることです。プロジェクト・クライアント・所属チームなど、一つのTodoリストに多岐にわたるタスクがあると、優先順位を付ける際にも紛らわしくなったり忘れやすくなったりします。ジャンル分けすることで、やり忘れなどもなくなります。

仕事を忘れないようにするTodoリストの作り方については、下記の記事でも紹介されています。Todoリストの作り方のポイントや、上手な使い方・管理のコツなども紹介されていますので、リスト作りの参考にしてください。

優先順位の付け方|仕事を忘れるのを防ぐための対策方法5選

①重要性で分ける

書類を並べる

1つ目は、重要性を考えることです。仕事の優先順位は、その業務をやらなかった時に何が起きるかということを考えてみます。会社が大きな損失を被ったり、信用を失ったりしてしまうかもしれません。物事の重要性を考え、優先順位で最優先させるべき仕事は忘れないようにしましょう。

②緊急性で分ける

時計

2つ目は、緊急性で分けることです。締め切りがある仕事は、期限を守ることが大切です。期限を忘れて締め切りを守れなかった場合は、自分の評価が下がるだけでなく、周囲にも迷惑をかけてしまいます。業務ごとにおおよその納期を確認して、優先順位を付け締め切りを厳守しましょう。

③単独性を考える

チーム

3つ目は、単独性を考えることです。仕事の単独性は、優先順位を付ける上で重要です。一人では終わらない仕事の場合、全体のプロセスを把握して、できるだけ早く次の人に渡すという考え方が必要になってきます。自分の仕事を忘れてしまって、次の人に迷惑をかけないようになるべく早く終わらせる努力をしましょう。

④上司に確認する

相談

4つ目は、上司に確認することです。自分で優先順位を決めたとしても、提出した後に大幅な変更があったり、想定していた期限より早めに提出を求められることもあります。上司に仕事を依頼された時点で、完成イメージや期限などのすり合わせを行えば、きちんとした優先順位が付けられるので仕事も忘れないようになります。

⑤5分やってみる

目覚まし時計

5つ目は、一度5分やってみることです。必要な時間を見積もる際に、やったことのない仕事は、すぐに一度やってみることも優先順位を付ける時におすすめの方法です。5分間取り掛かると、仕事の難易度が分かります。時間の見積もりができ、優先順位を付けやすくなります。

リマインダー機能|仕事を忘れるのを防ぐための対策方法5選

①「指定日に通知」

スマホ操作

1つ目は、「指定日に通知」する機能です。登録したタスクは、見忘れたり見落としたりしては意味がありません。リマインダーを利用して、打ち合わせなどの日時や締め切りがある仕事には、指定した日時に通知する機能を活用しましょう。

設定方法

  1. タスクを登録する
  2. 「i」ボタンをタップする
  3. 「指定日に通知」をオンにする
  4. 時刻を設定する

②「指定場所で通知」

地図

2つ目は、「指定場所で通知」する機能です。リマインダーは、決まった場所を指定して通知する機能もあります。位置情報を利用して、特定の場所に出発・到着したら通知してもらうようにする機能です。リマインダーを利用すれば、出勤前や外回り中にやらなければならないことも忘れないようになります。

設定方法

  1. 「詳細」設定をタップする
  2. 「指定場所で通知」をオンにする
  3. 「場所」をタップする
  4. 駅名・建物名・住所など、検索して設定する

③「参加者を追加」

通信

3つ目は、「参加者を追加」する機能です。リマインダーは、他の人との共有ができます。リマインダーをまるごとではなく、リスト単位で共有相手が選べます。プロジェクトや所属チームのリストを作り、タスクの共有をすれば、仕事を忘れるというミスはなくなります。

設定方法

  1. リストをタップする
  2. 「設定」をタップする
  3. 「参加者を追加」をタップする
  4. 参加依頼の送信方法を選択して、「人を追加」する

④「フラグを付ける」

スマホを持っている女性

4つ目は、「フラグを付ける」機能です。リマインダーのタスクには、フラグマークを付けられるようになっています。重要度の高いタスクにフラグを付けることによって、リマインダーのスマートリストにまとめて表示されるので仕事を忘れないようになります。

設定方法

  1. タスクを左にスワイプする
  2. 「フラグを付ける」をタップする

⑤「実行済み」

印をつける

5つ目は、「実行済み」にする機能です。完了したタスクをそのままにしていると、タスクがいくつも表示されて、うっかり忘れる原因になります。リマインダーの実行済みを利用することによって、メイン画面などには表示されなくなるため、残っているタスクがわかりやすくなります。

設定方法

  1. 完了したタスクの左端の「〇」をタップする
  2. 再表示には、「実行済みを表示」をタップする

行動|仕事を忘れるのを防ぐための対策方法3選

①仕事の目的を理解する

質問

1つ目は、仕事の目的を理解することです。自分のやるべき仕事は何のためにするか、目的をはっきり理解することが大切です。目的を間違えていると、言われた通りにやっているつもりでも、違う方向に進んでいたというトラブルが起きる可能性もあります。仕事をすることで、どのような成果を生み出すか考えて行動しましょう。

②わからないことをそのままにしない

会話

2つ目は、わからないことをそのままにしないことです。指示されたことやメモを取ったことでわからないことがあったら、そのままにせずにその場で質問しましょう。理解しないまま仕事を進めると、思わぬミスをしたり解釈が間違っていたりすることもあります。細かいことでも、しっかり理解してから進めるようにしましょう。

③業界知識を身に付ける

プライドの高い

3つ目は、業界知識を身に付けることです。どのような仕事をしていても、業界の知識や専門用語、商品知識などを身に付けると、内容が頭に入りやすくなります。仕事を覚えるスピードが上がり、うっかり忘れるというミスも少なくなります。

仕事を忘れる人はしっかり対策しましょう

眼鏡

仕事を忘れる人には、いくつかの特徴があります。些細なミスと思っていても、大きなトラブルに発展することもあるため、忘れやすい性格は治す方が良いでしょう。今回ご紹介した対策方法を参考にして、忘れない努力をしてみましょう。

仕事を忘れやすい人の特徴として、もともとの物覚えが悪いという可能性もあります。下記の記事では、物覚えが悪い人についての原因や特徴が紹介されています。また、物覚えが悪いということをカバーする方法や改善する方法なども紹介されていますので、参考にしてください。

●商品やサービスを紹介いたします記事の内容は、必ずしもそれらの効能・効果を保証するものではございません。
商品やサービスのご購入・ご利用に関して、当メディア運営者は一切の責任を負いません。